Bruk og implementering av PRINCE2 i prosjekt: en analyse av bruken av prosjektrammeverktøyet PRINCE2s prinsipper i innføringen av nytt ERP-system for Trondheim kommune

Abstract

LIFT-prosjektet var et samarbeid mellom Trondheim kommune og Evry, som omhandlet innføringen av Trondheim kommunes nye ERP-system i perioden 2015-2018. Denne oppgavens formål er å undersøke hvordan valget av prinsippene i prosjektrammeverktøyet PRINCE2 bidro til suksessen av LIFT-prosjektet. Vår antagelse er at spesifiseringen av PRINCE2s prinsipper i kontraktutlysningen førte til momenter som kan kobles direkte til LIFT-prosjektets suksess. Samtidig fremstilles det en forståelse om at PRINCE2-rammeverket ikke ble tilstrekkelig implementert i LIFT-prosjektet. Konkret vil vi derfor stille to spørsmål:

• På hvilken måte bidro valget av prosjektrammeverktøyet PRINCE2s prinsipper til LIFT-prosjektets suksess? • Hvorfor ble ikke PRINCE2-rammeverket implementert sterkere i LIFT-prosjektet?

I oppgaven vil vi vise til ulike perspektiver på hva som er et vellykket prosjekt, samt kjennetegn og suksesskriterier ved offentlige prosjekt. For å bedre forstå bakenforliggende prosesser i organisasjonen, vil vi også vise til teori om organisatoriske endringer og gevinster i prosjekt. Deretter vil vi gå grundig igjennom PRINCE2 som rammeverk, der vi viser til dets bakgrunn og relevans, styrker og svakheter. Vi vil også gå igjennom de syv prinsippene i stor grad, siden de utgjør en stor del av vårt analysegrunnlag. Det har også blitt utført intervju med nøkkelpersoner i LIFT-prosjektet fra både Trondheim kommune og Evry. Denne informasjonen har blitt analysert og bearbeidet, og videre satt opp imot teorien. De funnene som er lagt frem indikerer tydelig hvordan oppfølgingen av PRINCE2s prinsipper er svært mangelfull i begge organisasjoner. Selv om man i hvert prinsipp kan se innslag av prosesser og elementer som følger PRINCE2s retningslinjer, er de relaterte tiltakene som er gjort, ikke tilstrekkelige for at man kan tolke dette som en helhetlig implementering. Forståelsen videre blir derfor at selv om elementer fra PRINCE2-prinsippene har vært til stede under LIFT-prosjektet, har de hatt liten påvirkning på de faktorene som utgjorde LIFT-prosjektets suksess. Denne påvirkningen blir altså ikke avgjørende i spørsmålet om hvorvidt prosjektet regnes som vellykket. På tross av spesifiseringen av PRINCE2 i kontraktutlysningen, ble så ikke PRINCE2 implementert i noen stor grad. Årsaken til dette forklares i form av en rekke hindringer som man finner både innenfor og utenfor de respektive organisasjonene. Hindringene er i stor grad knyttet til den tidligere erfaringen man finner hos leverandøren Evry, men også den negative erfaringen som er knyttet til implementering av Trondheim kommunes forrige system. Den erfarne prosjektorganisasjonen hos Evry la føringer som gjorde at man i mindre grad trengte å lene seg på prosjektrammeverktøyet. På den andre siden kan den manglende prosjekterfaringen i organisasjonen også gjort det vanskelig å implementere PRINCE2-rammeverket sterkere. Det er også betydelige faktorer knytte til organisasjonskultur, som gjorde at man ikke hadde de nødvendige organisatoriske forutsetningene for en hensiktsmessig implementering av PRINCE2. Man ser at selv om muligheten for en sterk implementasjon var tilstede, var det liten forståelse for potensielle gevinster en slik tilnærming ville gitt.

The LIFT-project was a cooperation between Trondheim kommune and Evry and concerned the implementation of a new ERP-system for Trondheim kommune during the period 2015-2018. This thesis seeks to understand how choosing to focus on the PRINCE2-framework and its principles affected the success of the LIFT-project. Our assumption is that the contract´s specific mention of PRINCE2’s principles have led to elements that directly contributed to the LIFT-project’s success. At the same time, we will present an understanding that the PRINCE2-framework never was properly adopted into the project. As such we will ask two questions:

• In which way did the specification of PRINCE2’s principles help towards the success of the LIFT-project? • Why the implementation and application of the PRINCE2-framework not stronger in the LIFT-project?

In the thesis we will show to different perspectives that helps show as to why the LIFT-project was a success, as well as characteristics of successful public projects. To better understand the underlying causes found within the organization, we will present theory related to organizational change and project gains. From there we will go through the PRINCE2-framework, and highlight its background and relevancy, strength sand weaknesses. We will also focus on the seven principles in detail, as they make up a considerable part of the foundation on which we base our analysis. It has also been conducted interviews with several key figures in the LIFT-project, from Trondheim kommune as well as Evry. This information has been analyzed and examined through relevant theories and sources. Our findings indicate how the implementation of PRINCE2’s principles have been lacking in both organizations. Even if one can see certain elements derived from the PRINCE2-framework, the fuller picture suggests that this does not result from a strategical, conscious implementation. The interpretation is thus that the specification of the PRINCE2 principles in the contract have had little effect on the project’s success, even if some elements of the framework’s principles are present. In short, despite the specific mention of PRINCE2’s principles in the project’s contract, no real implementation took place. To explain this we shift our gaze to a number of limitations both within and outside the organizations. These limitations are connected to the previous experience of the respective organizations. With Evry in regard to their experienced workforce, and with Trondheim kommune in regard to their experience with their previous ERP-system. These factors also point to elements found in the culture of these organizations, which in turn made the organizational prerequisites less than ideal for a stronger implementation.