Utvikling og implementering av Lean Procurement i en produksjonsbedrift

Abstract

Masteroppgaven baserer seg på et forskningsprosjekt ved NTNU, hvor målet har vært å kartlegge dagens innkjøpsprosess, skape et LEAN Procurement konsept og implementere i egen organisasjon. Formålet var å forbedre ressursutnyttelsen og fjerne ikke-verdiskapende aktiviteter. Jeg har også knyttet dette opp imot digitalisering og innføring digitale verktøy innenfor innkjøpsprosessen. Det ble gjennomført en litteraturstudie innenfor konvensjonell Lean teori samt Lean Procurement, Lean Purchasing og Lean Administration. Jeg har også studert mer tradisjonell innkjøpslitteratur, og i tillegg har jeg brukt Porters verdistrømsmodell til å presentere Spenncon som bedrift. I Lean litteraturen er det lagt stor vekt på flyteffektivitet og reduksjon av sløsing, om det er av materialer eller i prosesser. Dette er også hovedelementer i Lean Procurement, Purchasing og Administration. Men det er entydig i teorien at Lean Procurement ikke er et fast konsept, det må tilpasses hvert enkelt selskap eller organisasjon. Flere hovedtrekk går dog igjen, og dette er forenkle/effektivisere selve innkjøpsprosessen ved å fjerne sløsing, produkt/leverandørutviklingsprogram samt å redusere antall leverandører. Dette var utgangspunktet når jeg lagde intervjuguiden.

Basert på dette, har det blitt gjennomført dybdeintervju med innkjøpsavdelingen og flere nøkkelpersoner for å kartlegge dagens status. Dette ble etterfulgt av en workshop hvor foreslåtte tiltak og konsept ble gjennomgått. I dette konseptet er det fokusert på forbedringsforslagene og kartleggingen fra dagens status. Disse er også forankret i beste praksis samt Lean teknikker. Det er også tilknyttet tidsstudier til gjennomføringen av innkjøpsprosessen i sin helhet.

Etter godkjennelse av konseptet, ble det tilknyttet flere aktører for digitalisering av innkjøpsprosessen. Både for spendanalyse (Spendency), kontraktsadministrasjon og forespørsler (Tendsign) og leverandørevaluering og revisjoner (Achilles Startbank). Etter at vårt malverk har blitt utarbeidet og implementert digitalt i disse systemene, har det blitt gjennomført 4 anskaffelser med utgangspunkt i Lean Procurement konseptet.

Etter gjennomførte caser, har jeg samlet intervjuobjektene og gjennomført et oppfølgingsintervju – for å kartlegge forbedringene, kvalitativ persepsjon samt tidsstudie for prosessen og om det har vært noen prosessforbedringer.

Oppsummeringen viser at det har vært mer effektive og ensartede prosesser etter innføringen av Lean Procurement. Som analysen også er inne på, er det ikke entydig at dette gjelder kun digitaliseringen, men at dette understøtter konseptet og gjør det enklere for prosesseier å gjøre aktivitetene likt hver gang

This master thesis is based on research project at NTNU, where the goal has been to map the current procurement process, create a LEAN Procurement concept and implement in its own organization. The purpose was to improve resource utilization and remove non-value-added activities. I have also linked this to digitization and introducing digital tools within the procurement process.

A literature study was conducted within conventional Lean theory as well as Lean procurement, Lean Purchasing and Lean Administration. I have also studied more traditional purchasing literature, and in addition I have used Porter's valuechain model to present Spenncon as a business. In Lean literature, great emphasis is placed on flow efficiency and reduction of waste, whether it is of materials or in processes. These are also main elements of Lean Procurement, Purchasing and Administration. But there is unambiguousness in theory that Lean Procurement is not a fixed concept, it must be adapted to each company or organization. However, several main areas seems to be unquestionable, and this it to streamline the current procurement process by removing waste, product/supplier development program as well as reducing the number of suppliers. This was the starting point when we made the interview guide.

Based on this, a depth interview has been conducted with the procurement department and several key figures to map the current status. This was followed by a workshop where proposed measures and concept were reviewed. In this concept, it is focused on the improvement proposals and mapping from the current process. These are also rooted in best practice as well as Lean techniques. It is also associated with time studies to the implementation of the procurement process in its entirety.

After approval of the concept, we have connected several players to digitize the procurement process. Both for spend analysis (Spendency), contract management and requests (Tendsign) and supplier evaluation and audits (Achilles Startbank). After our template works have been prepared and digitally incorporated into these systems, we have completed 4 tenders based on the Lean Procurement concept.

After completing cases, I have collected the interview subjects and conducted a follow-up interview – to map the improvements, qualitative perception and time study for the process and whether there have been any process improvements.

The summary shows that there have been more efficient and uniform processes since the introduction of Lean Procurement. As the analysis is pointing out, it is not unambiguous that this applies only to digitization, but that this underpins the concept and makes it easier for the process owner to make the activities equal each time.