The Hospital Logistics of Designing the Central Sterile Processing Department

Abstract

Sterilprosessering er blant støttefunksjonene som er kjent for å ha stor innflytelse på den helhetlige effektiviteten i sykehusene. Sterilprosessering er både kostnads og arbeidskrevende, forbedring av prosessene involvert medfører derfor potensiale for innsparing hos sykehusene. Sterilsentralen sin oppgave er å levere riktig utstyr, i riktig tilstand og til riktig tid, for å understøtte operasjonsplanen og prosedyrene utført på sykehuset. Tjenestene levert av sterilsentralen er med dermed direkte knyttet til pasientenes sikkerhet.

Hvor godt sterilsentralen presterer er direkte knyttet til prosessdesignet og de strategiske avgjørelsene som fattes i prosessen med å designe den. Prosessdesignet skal legge til rette for at sterilsentralen presterer i samsvar med dens målsetninger. De strategiske avgjørelsene handler om å ta de riktige langsiktige avgjørelsene for å oppnå dette. Sterilsentralen må levere det nødvendige utstyret til både planlagte og uplanlagte pasientbehandlinger. Tidvis gjør kapasitetsproblemer det vanskelig for sentralen å opprettholde ett godt servicenivå. Dersom sterilsentralen sitt prosessdesign ikke er godt nok gjennomtenkt, kan den risikere å bli en begrensende faktor for sykehusets primærfunksjoner.

Denne masteroppgaven skal derfor undersøke hvilke avgjørelser det er viktig å ta i forbindelse med å bestemme sterilsentralens prosessdesign. For å ta slike designavgjørelser med ett godt nok beslutningsgrunnlag vil det være viktig å ha tilgang på den nødvendige informasjonen til riktig tid. Oppgaven skal derfor videre undersøke hvordan en systematisk designprosedyre kan være med på å tilrettelegge for dette, og for design av sterilsentraler som er godt egnet for å møte fremtidens etterspørsel. Det overordnede forskningsmålet for oppgaven er derfor å bidra til å planlegge sterilsentraler fra innsiden og ut, slik at en kan prioritere å legge til rette for funksjonene på sterilsentralen når strategiske designavgjørelser skal tas. For å nå dette målet, ble følgende forskningsspørsmål besvart i oppgaven:

1) Hva er viktige designavgjørelser en må ta i prosessen med å designe en sterilsentral?

2) Hvordan kan en mer systematisk designprosedyre legge til rette for design av sterilsentraler som er godt egnet for å møte fremtidens etterspørsel?

Forskningsdesignet brukt i masteroppgaven består i en kombinasjon av en litteraturstudie og to casestudier. Basert på funn fra litteratur og casestudiene er strategiske og operasjonelle designavgjørelser i forbindelse med planleggingen av prosessdesignet på sterilsentralen blitt identifisert. De strategiske avgjørelsene omhandler plassering, layout, langsiktige krav til størrelse og kapasitet, samt tilrettelegging for miljøkravene som er tilstede på sterilsentralen.De operasjonelle avgjørelsene er relatert til valg av servicedesign, teknologi, samt organiseringen av de ansatte og deres arbeidsoppgaver. Disse avgjørelsene har vist seg å være tett knyttet, og under påvirkning fra flere eksterne og interne faktorer. Det vil med andre ord kreve mye innsikt og kunnskapsrike sykehusplanleggere for å kunne ta slike avgjørelser. Designprosessen kan beskrives som iterativ og spesielt utfordrende når rett informasjon ikke er tilgjengelig til rett tid, for å støtte beslutningene når de må tas. Det er grunn til å tro at bruke av en systematisk designprosedyre for å koordinere prosessen med å designe sterilsentralen kan være en fordelaktig, både for planleggerne og det resulterende designet. En slik prosedyreeksisterer ikke i dag, verken i litteratur eller i praksis.

Denne oppgaven bidrar med et forslag til en seks-trinns systematisk designprosedyre for prosessdesign av sterilsentralen. En slik prosedyre kan bidra til å koordinere de ulike aktørene involvert i designprosessen. Den gir god oversikt over hvilken informasjon som må være på plass før viktige designavgjørelser blir tatt. Tilrettelegging for en tidligere enighet og forståelse av målene, funksjonene og kapasitetsbehovet i sterilsentraldesignet kan være avgjørende for sluttresultatene. Det kan også være viktig input når areal skal tilegnes sterilsentralen. Dette vil være med på å tilrettelegge for en sterilsentral som er planlagt fra innsiden og ut, med funksjonalitet som første prioritet når viktige strategiske beslutninger blir tatt.Hvor godt egnet designene vil være å møte fremtidens krav vil i stor grad avhenge av kvaliteten på analysene, prognosene og input-informasjonen brukt i planleggingsprosessen. En systematisk designprosedyre vil være med på å gi beslutningstakere de beste forutsetningene for å designe sterilsentraler godt rustet for å møte fremtidens etterspørsel.

The sterile processing logistics are among the supporting activities that have been recognized to have a great impact on the overall efficiency of a health care system. It comprises activities that are both cost- and labour-intensive and therefore incurs a high opportunity cost for many hospitals. The Central Sterile Processing Department providesthe required trays of instruments, in the required condition, at a rate that supports the operation schedule and procedures of the hospital. The services delivered by the CSPD are directly linked to patient safety.

The performance of the CSPD depends on its process design, and the strategical decisions made when designing the department. The process design aims to assure that the processes perform accordingly to the objectives it seeks to achieve, while the strategical decisions are concerned with making the associated long-term design commitments. The Central Sterile Processing Department must deliver the required sterile goods for both planned and unplanned treatments. At times the department has difficulties maintaining high service levels, due to capacity issues. If not designed and planned correctly the CSPD could end up being a limiting resource withinthe hosptial.

This thesis will investigate what the important design decisions, related to planning the process design of the CSPD, are. In order make valid design decisions and provide satisfactory results, the necessary information must be available at the right time in the planning process. To facilitate for this, the thesis will further investigate how a systematic procedure for designing the CSPD could provide CSPD designs that are fit to meet future requirements. The overall research goal of the thesis is to facilitate for process designs that are planned from the inside out, to make the functionality of the CSPD a priority when strategic decisions are made. In order to do so, the following research questions were answered:

RQ1: What are the design decisions involved when designing the processes of a Central Sterile Processing department?

RQ2: How can a systematic design procedure facilitate for CSPD designs that meet the future requirements?

The research design applied is a combination of a literature study and two case studies. The first case provided insight to the project of planning a new CSPD at Stavanger University Hospital. The second case gave understanding of how the process design has impacted the operational performance of the CSPD at St. Olav Hospital.

Based on findings from the literature and case studies, important design decisions have been identified. The long-term strategical decisions related to the process design of the CSPD are concerned with its location, long-term capacity and size requirements, layout and the environmental requirements of a CSPD. The operational decisions are related to the choice of service design, technology and the organization and job-design of the CSPD staff. It is identified how the decisions are highly correlated, and dependant on both external and internal factors ofinfluence. The process of decision making is therefore knowledge intensive for the hospital planners. The design process is identified as highly iterative and especially challenging when the right information is not available at the right time to support the decisions when they must be taken There is reason to believe that applying a systematic design procedure to coordinate the process of planning the CSPD would have a positive impact on both the planning process and the resulting designs. There is a lack such a procedure, both in literature and in practise.

The thesis contributes with a suggested six-step to systematic design procedure for the CSPD process design. Applying such a procedure could help coordinate the different actors involved in the design process. It provides an overview of what information needs to be collected before important design decisions are made. An earlier understanding of the objectives, functions and capacity requirement of the CSPD design could be decisive for the end results and serve as important input for determining the final dimensions of the CSPD. In this way, the systematic design procedure can help facilitating for designing the CSPD from the inside and out, with functionality as the priority when strategic decisions are being made. How well suited the designs will be to meet the future requirements is additionally highly dependent on the quality of the analyses, forecasts and the input provided. But a systematic design procedure can help pave the way for decisionmakers and provide them with the best prerequisites for developing CSPD process designs better equipped to meet future requirements.