Effektivisering av ERP-prosesser gjennom bruk av lean og RPA (Robotic Process Automation)

Abstract

I staten er behovet for effektivisering materialisert gjennom statsbudsjettet, hvor det fra politisk hold er stilt krav til økt effektivitet i offentlige organisasjoner: «Regjeringen bygger sin politikk på en effektiv bruk av fellesskapets ressurser. For å hente ut dette potensialet må det stilles klare, forutsigbare krav om mindre byråkrati og mer igjen for skattebetalernes penger» (Prop. 1S, for budsjettåret 2019, 2018) Oppgaven vil, ved hjelp av aksjonsforskning, se på om det er mulig å bruke lean sammen med Robotic Process Automation (RPA) for å effektivisere Forsvarsmateriell sine prosesser, slik som å opprette, endre eller fjerne data fra ERP-systemer. Automatiserte prosesser brukes allerede i mange bransjer i dag, med høyt volum, men kan være kostbart å gjennomføre med tradisjonell IT. RPA er et alternativ til dette. Oppgaven har som bakteppe behovene den offentlige etaten Forsvarsmateriell har for å effektivisere sine prosesser rundt teknisk saksbehandling i Fellesintegrert Forvaltningsløsning (FIF), hvor Forsvarets ERP-løsninger er integrert. Prosessen som brukes som eksempel er i hovedsak utfasing av masterdata fra Materialmasteren i SAP.

The Norwegian goverment have a clear anticipation that the governmental agencies shall improve their efficiency. This anticipation is also stated in a section of the State budget: «The government are building our politics on efficient use of our community’s resources. To reach this potencial, we have to set clear and predictable expectations to demand less bureaucracy and more services in return for the tax payers money» (Prop. 1S, for budsjettåret 2019, 2018) The thesis will, by using action research, examine if it’s possible to use Robotic Process Automation (RPA) together with lean to streamline processes, such as create, change and remove data from ERP-systems. Automated processes is already used in many branches, where the volume is high. This can though be costly to develop by using traditional IT. RPA is an alternative. The thesis will look at how the public agency, Norwegian Defence Material Agency (NDMA), can streamline their processes whithin technical management in their ERP-system FIF. The process in mention is: phasing out data from the SAP Material Master.