Samspillsfase i byggeprosjekter - En kvalitativ casestudie av samspillsfasen ved byggeprosjektet Nytt Sikkerhetsbygg Østmarka

Abstract

Byggenæringen er en stor, fragmentert og kompleks bransje, og kritiseres for blant annet ineffektivitet, fallende produktivitet og budsjettoverskridelser. En har sett et fall i produktivitetsnivået og årsakene til dette er mange. De siste årene har det derimot blitt mer vanlig å benytte samspillsfaser og andre samspillsmodeller hvor formålet er å dra nytte av de ulike prosjektaktørenes kompetanse, samt redusere konfliktnivået gjennom et tett samarbeid. I denne oppgavens caseprosjekt, Nytt Sikkerhetsbygg Østmarka, er det valgt å benytte samspillsfase ved utarbeidelse av forprosjekt. På bakgrunn av dette har vi kommet frem til følgende problemstilling: Hvorfor benyttes samspillsfase i byggeprosjekter, og hvilke fordeler kan en samspillsfase gi?

For å kunne besvare oppgavens problemstilling er det valgt å benytte casestudie som forskningsdesign, hvor prosjektet Nytt Sikkerhetsbygg Østmarka er casen og prosjektorganisasjonen med tilhørende aktører er analyseenheten. Datainnsamlingen ble gjort gjennom intervju av ulike prosjektaktører, observasjon av møter, samt dokumentstudier. Det ble benyttet en abduktiv tilnærming, hvor vi jobbet med datainnsamling og utarbeidelse av det teoretiske rammeverket parallelt. I denne studien er det valgt å benytte tidligere teori og forskning innen Partnering og Concurrent Engineering som teoretisk rammeverk ved drøfting av de empiriske funnene.

På grunn av strenge krav og regelverk til byggeprosjekter og en økning i prosjektenes kompleksitet, vil samspill mellom prosjektaktørene bli viktig i tiden fremover. Man bruker derfor samspillsfase i et prosjekt for å kunne utnytte prosjektorganisasjonens kompetanse fra tidligfase. Prosjekteringsarbeidet gjøres mer nøyaktig og gir en større forutsigbarhet når en går inn i gjennomføringsfasen. Det er også i forprosjektfasen man har størst mulighet til å utnytte prosjektets økonomiske potensiale. Av undersøkelsene ser vi også at samspillsfase gjerne benyttes i prosjekter hvor byggets funksjon og design er viktigere enn prisen.

De overordnede hovedfordelene ved en samspillsfase er at man kommer frem til bedre løsninger og prosjektets totale kvalitet blir bedre. Ved å sikre en effektiv prosjektering vil en også kunne spare tid og kostnader. Disse fordelene kommer av at man håndterer problemer før de dukker opp og man får utnyttet prosjektorganisasjonens kompetanse ved at alle prosjektaktører involveres fra begynnelsen. Kulturen vil også bli mindre konkurransepreget ettersom samarbeid settes i fokus og de ulike aktørene får mer eierskap til prosjektet og prosjektorganisasjonen. Dette vil kunne bidra til å redusere antall konflikter og prosjektets overordnede risiko, hvilket gjelder både HMS og økonomi. En får også tid til å etablere tillit blant prosjektaktørene før gjennomføringsfasen iverksettes, hvilket anses å være avgjørende for å få et vellykket prosjekt.

Gjennom denne studien ser vi at sentrale og formelle samspillselementer som verdibasert anskaffelse, åpen økonomi, samlokalisering og samprosjektering i kombinasjon med myke faktorer som tillit, respekt og eierskap til prosjektet, er viktige for å kunne oppnå de potensielle fordelene ved en samspillsfase. Jobber man kontinuerlig for å sikre prosjektoptimalisering, øker også sannsynligheten for at byggherre og sluttbruker får det bygget de ønsker, og de øvrige aktørene vil sitte igjen med en økonomisk gevinst. En god samspillsfase vil derfor øke sannsynligheten for en vinn-vinn-situasjon.

The construction industry is a large, fragmentated and complex industry, and is criticized for inefficiency, decreased productivity and budget overruns. There has been a decrease in production and the reasons are many. However, the last years there has been more common to use partnering phases and other partnering models with the intention to exploit the project participants competency and reduce the level of conflicts through close collaboration. In this thesis’ case project, Nytt Sikkerhetsbygg Østmarka, it has been decided to use partnering phase in the design and project development stage. This thesis will therefore aim to answer the following research question: Why is partnering phase used in construction projects, and what benefits can a partnering phase provide?

To answer the thesis’ research question, it was decided to use a case study as research design. Nytt Sikkerhetsbygg Østmarka is the case of the study and the project organization with associated actors are the analysis unit. The research data was collected through interviews of the different project actors, meeting observations and document studies. There has been used an abductive approach, where we worked with data collection in parallel with the preparation of the theoretical framework. The study uses previous theory and research within Partnering and Concurrent Engineering as the theoretical framework in the analysis of the empirical findings.

Due to strict regulations and requirements in construction projects, and an increase in project complexity, partnering between the project actors will become important in the future. Therefore, one uses a partnering phase to exploit the project organization’s competency from an early stage. The development of the project is also done more accurately and improves the predictability when entering the production stage. It is also in the design and development stage of the project that one can exploit the most of the project’s financial potential. Through our studies we also see that partnering phase is often used in projects where the building’s function and design is more important than its price.

The overall benefits with a partnering phase are better solutions and improved project quality. By ensuring an effective design and project development one can also save time and costs. These benefits come from addressing the problems before they occur and utilizing the project organization’s competency by involving all project actors at an early stage. The culture will also become less adversarial because focus is set on cooperation and that the actors get more ownership to the project and the project organization. This can contribute to reduce the number of conflicts and the projects overall risk, which include Health, Safety and Environment (HSE) and economy. One also gets time to establish trust among the project actors before the design and build phase are implemented, which is crucial to get a successful project.

In this study we identified that central and formal partnering elements such as value-based procurement, open books, collocation and concurrent engineering in combination with soft parameters such as trust, respect and project ownership, are important to achieve the potential benefits in a partnering phase. If one work continuously to ensure project optimization, one will increase the possibility to the deliver a building that the costumer and the end user desire, and at the same time ensure profits for the other actors. A good partnering phase will therefore increase the probability for a win-win situation.