Bruk av standard kontorapplikasjoner for lagring i et proprietært Content Management System

Abstract

Content Management Systemer (CMS) tas i bruk i stadig flere bedrifter. Bred funksjonalitet støtter opp under stadig flere prosesser. Dette fører til spesialiserte og ofte kompliserte grensesnitt som brukeren må forholde seg til, og utgjør en stor kostnad ved opplæring i forbindelse med bytte av CMS.

Denne rapporten ser på konseptet sømløs integrasjon mellom arbeidsverktøy og CMS. Med sømløs integrasjon menes at innholdsarkivet i CMS’et integreres i brukerens arbeidsmiljø. På denne måten usynliggjøres CMS’et og brukeren forholder seg til innholdsarkivet som om det var en lokal filstruktur. Denne typen integrasjon muliggjøres ved hjelp av WebDAV. WebDAV er en protokoll for kommunikasjon mellom et CMS og en klient. Ved å benytte Microsofts WebDAV-klient WebFolders kan et WebDAV-kompatibelt CMS navigeres og anvendes som en vanlig Windows-mappe, og CMS’et oppleves som integrert med arbeidsmiljøet.

For å evaluere muligheten for slik integrasjon ble WebDAV-støtte implementert i et proprietært CMS. Her har det vist seg at CMS’et tilbød mesteparten av funksjonaliteten som benyttes i WebDAV, så en implementasjon innebar i hovedsak mapping av WebDAV-funksjoner til eksisterende funksjonalitet. I tillegg til generell støtte for WebDAV-protokollen ble det implementert funksjonalitet for ekstrahering av metadata og import av filer fra to WebDAV-kompatible applikasjoner, Microsoft Word og Adobe Framemaker. Ved å ha mulighet til å ekstrahere metadata fra dokumenter kan merking av metadata flyttes vekk fra innholdsarkivet og ut i sluttbrukerprogrammene, enda et steg på veien mot sømløs integrasjon. Importfunksjonalitet gjør at filene som importeres blir innholdsdokumenter i CMS’et i motsetning til kun filer. Dermed kan tredjepartsapplikasjoner brukes til å generere og revidere innhold til CMS’et.

En brukertest av prototypeimplementasjonen ga ikke noen definitive svar, men tydet på at sømløs integrasjon kan ha postensiale, om ikke i situasjonen som ble testet. Her var brukeren fornøyd med eksisterende arbeidssituasjon og så liten grunn til å endre, selv om hun mente den nye metoden kunne være nyttig. Selv om WebFolder sannsynligvis er den mest brukte WebDAV-klienten har testing vist at den er svært begrenset i metadatahåndtering og støtter heller ikke låsing av filer. Dette begrenser de situasjoner der sømløs integrasjon ved WebDAV kan benyttes.

WebDAV implementeres i stadig flere produkter, og et CMS som støtter WebDAV vil kunne integreres med et stadig økende antall WebDAV-kompatible produksjonsverktøy. Sømløs integrasjon med WebDAV er ikke aktuelt i alle situasjoner, men ettersom produktene som støtter protokollen utvikles vil også integrasjonen og bruksnytte forbedres.