Endringsledelse som suksessfaktor ved innføring av en nye samhandlingsløsning – med fokus på kunnskapsdeling og samhandling : en casestudie

Abstract

Denne oppgaven undersøker hvordan en organisasjon kan dra nytte av omgivelsens endringer og den teknologiske utviklingen i markedet, ved å implementere en ny samhandlingsløsning. Hensikten med studien er å forske på hvordan Kunden kan gjennomføre en vellykket implementering av en ny samhandlingsløsning, dra nytte av den og dermed oppnå gevinster i form av økt kunnskapsdeling og samhandling. Oppgaven tar for seg tre forskningsspørsmål som skal bidra til å besvare oppgavens problemstilling: (1) Hvilke forventninger blir det sett for seg i forhold til kunnskapsdeling og samhandling, (2) hvilke motivasjonsfaktorer påvirker kunnskapsdeling og samhandling ved bruk av en samhandlingsløsning, og (3) hvordan endringsledelse påvirker de identifiserte motivasjonsfaktorene. Studien vil fokusere på endringsprosessen i forhold til Kundens opplevelse og forståelse av prosessen, nytteverdien av samhandlingsløsningen, samt barrierene og motivasjonsfaktorene for kunnskapsdeling og samhandling. Casestudie er gjennomført ved en kvalitativ forskningstilnærming, i form av dybdeintervjuer og observasjoner. Dybdeintervjuene består av kandidater fra både Leverandør- og Kundesiden. Det er utarbeidet fire intervjuguider som tar for seg prosjektlederne fra både Leverandør- og Kundesiden, prosjektgruppen, samt de ansatte som ikke er direkte involvert i endringsprosjektet på Kundesiden. Det er gjennomført observasjoner ved ulike møter hos Kunden, samt dokumentstudier av relevante dokumenter for å få bedre kontekstforståelse av endringsprosjektet. Studien viser at organisasjonen i flere år prøvd å innføre en ny samhandlingsløsning, som skulle bidra til økt kunnskapsdeling og samhandling, noe som ikke gikk som forventet. Funnene i studien viser at Kundens endringshistorikk har medført høye forventninger og bekymringer for hvordan den nye samhandlingsløsningen vil påvirke de ansattes arbeidsmetoder og rutiner. Det trekkes frem at det har oppstått barrierer i forhold til kunnskapsdeling og samhandling. Det kan tyde på at årsakene har kommet fra lite støtte fra ledelsen, tidligere problematikk med dagens samhandlingsløsning, samt at det i utgangspunktet ikke har vært noe kultur for kunnskapsdeling og samhandling fra før av. På bakgrunn av dette, blir det uttrykt at det er bekymringer for hvordan denne endringen vil være forskjellige fra de tidligere endringene som har blitt gjennomført, noe som muligens har bidratt til at de ansatte er likegyldige til endringen.

This paper examines how an organisation can benefit from surrounding changes and technological advances within the market by implementing a new collaboration system. The purpose of this study is to analyse how the customer can achieve a successful implementation of a collaboration system, benefit from it, and as a result gain rewards in terms of increased knowledge sharing and collaboration. This paper addresses three research questions, which will aid interpretation of the following issues: (1) Which expectations are assumed regarding knowledge sharing and collaboration, (2) which motivating factors affect knowledge sharing and collaboration by using a collaboration system, (3) how change management affect the identified motivating factors. The study will focus on change management in relation to the customers experience and understanding of the process, the utility value of a collaboration system, and the limits and motivating factors for knowledge sharing and collaboration. Case studies are built on qualitative research by depth interviews and observations. The depth interviews consist of candidates from both Distributors and Customers. Four interview guides have been prepared to cover project managers from Distributors and Customers, the project group and employees who are not directly involved in the change project on the customer side. Observations from several meetings with the customer have been completed, in addition to document studies of relevant documents to gain a better contextual understanding of the change project. The study uncovers that, for many years, the Customer’s organisation has been pushing to improve today’s collaboration system to be put into place, which would contribute to increased knowledge sharing and collaboration, but failed to succeed. The findings in this study shows that the Customer's history of change has resulted in significant expectations and concerns for how the new collaboration system will affect the employee's working methods and routines. It is emphasised that barriers have arisen in relation to knowledge sharing and collaboration, potentially caused by deficient support from the management, preceding issues with today’s collaboration system, and initially the lack of culture for knowledge sharing and collaboration in the first place. Based on these details, concerns are expressed about how this change will be different from the previous changes, which may have resulted in the employees feeling indifferent about the latest change.