Digital støtte av samlokaliserte retrospektiver i smidige team : en designstudie for brukerkrav av prosess, funksjonalitet og grensesnitt

Abstract

Deling av kunnskap og kontinuerlig forbedring er noe organisasjoner generelt opplever store utfordringer med. På grunn av disse utfordringene benytter organisasjoner retrospektiver som et verktøy for å håndtere problemer og for å forbedre seg. Retrospektiver er en “state-of-the-art” metode for kontinuerlig forbedring og deling av kunnskap i bedrifter. Det er en svært god metode for å gjøre bedrifter og team mer effektive. Metoden er utbredt innen smidige prosjektmetoder for å sikre leveranser med god kvalitet, levere produkter i tide og for å skape et bedre miljø blant de ansatte. Undersøkelser viser til at både bruk av smidige metoder og bruk retrospektiver har økt betraktelig de siste årene. Likevel er det mange som opplever utfordringer med retrospektiver. I dette studiet utforskes hvordan et digitalt system kan bidra til å møte disse utfordringene og føre til positive endringer på arbeidsplassen. Retrospektiver gjennomføres tradisjonelt i samlokaliserte settinger uten særlig støtte av digitale verktøy. På bakgrunn av den lave utbredelsen av teknologistøtte og dagens utfordringer, er det identifisert et stort potensiale for å utforske hvordan retrospektiver kan støttes med digitale verktøy. Studiet benytter designforskning som metode for utforming av et artefakt; et digitalt verktøy inkludert prosess for støtte av retrospektiver. Designforskning bidrar til at artefaktet understøttes av anbefalinger fra forskningsfeltet og tilpasses til det aktuelle miljøet. Studien foreslår en prosess for hvordan retrospektiver med digital støtte kan utformes, samt at det argumenteres for funksjonalitet og grensesnitt for et slikt verktøy. Denne forskningen utforsker potensialet til teknologi i retrospektiver og gir ny innsikt innen emnet.

Knowledge sharing and continuous improvement are well known challenges in organizations. Because of these challenges organizations use retrospectives as a tool to handle problems and to improve in a structured way. Retrospectives is a state-of-the-art method for continuous improvement and knowledge sharing. It is a very good method for making businesses and teams more efficient. The method is widely used in agile management to ensure good quality, deliver products in time and to create a better environment among the employees. Surveys indicate that use of agile methods and retrospectives have increased considerably in recent years. Nevertheless, there are many who face challenges with utilizing the potentials in retrospectives. This study explores how a digital system can help organizations address these challenges and how it can lead to a positive change at work. Retrospectives are traditionally conducted in colocalized settings without the support of digital tools. Given the low level of technology support and current challenges with the process, there has been identified a great potential to explore how retrospectives can be supported by digital tools. This thesis uses design science as a method for the design of an artefact; a digital tool including its process for supporting retrospectives. Design science help achieve quality in the research by including recommendations from the research field and ensures that the artefact is adapted to the current environment. This study proposes a process for how retrospectives with digital support can be designed, and discusses functionality and interface for such a tool. This research explores the potential for technology in retrospectives and provides new insight on the subject.