Brukeradopsjon i forbindelse med implementasjon av Office 365 og SharePoint

Abstract

Teknologi spiller en stadig økende rolle for bedrifter. Samtidig oppleves en økende grad av tilgengelig data, informasjon og kunnskap. Forvaltning og deling av denne kunnskapen har fått et økt fokus og samhandling har derfor blitt svært viktig. Bedrifter bruker store summer på teknologi som skal støtte samhandling. Problemer som oppstår i forbindelse med gevinstrealisering er ofte forbundet med brukeradopsjon. God teknologi hjelper ikke en bedrift dersom det ikke blir brukt av de ansatte. Dette er spesielt viktig for samhandlingsteknologi hvor nytten for brukere ofte øker i takt med antall andre brukere. Denne oppgaven tar utgangspunkt i IT-konsulentbedriften Atea og deres samhandlingsløsning som baserer seg på Office 365 og SharePoint. Oppgaven forsøker å svare på spørsmålet: Hvordan kan man i løpet av- og etter implementasjonen av Office 365 og SharePoint, sikre at de nye verktøyene blir tatt i bruk? For å svare på problemstillingen har interne dokumenter fra Atea blitt analysert og det har blitt gjennomført 9 intervjuer. Informantene var sluttbrukere samtidig som flere av dem var involvert i implementering av samhandlingsløsningen. 6 av de som ble intervjuet var fra Atea, 2 var fra hver sin kundebedrift og 1 var fra en bedrift uten tilknytning til Atea. Resultatene tyder på at informasjon og opplæring spiller en sentral rolle i brukeradopsjon. Informasjon bør gis i forkant av implementeringen hvor de berørte får vite hva som skal skje og hvorfor det skal skje. Opplæringen av sluttbrukere er viktig. Der hvor det gjøres opplæring av superbrukere bør man involverer riktige mennesker, og velge noen som virkelig er interessert i teknologien. Videre bør det tidlig rettes et fokus på å oppnå kritisk masse ved å involvere innflytelsesrike brukere tidlig i prosjektet og ved å skape snakk om det nye systemet på nyhetssider, diskusjonsfora og lignende

Technology is playing an increasingly important role for businesses. At the same time, the amount of available data, information and knowledge is ever increasing. Managing and sharing this knowledge has become an area of focus and therefore collaboration has become very important. Businesses are investing large sums in technology for supporting collaboration. Problems related to materialization of gains are often connected to end-user adoption because good technology will not help a business if the people working there won’t use it. This is especially important for collaboration technology where the benefits for endusers typically goes up as the number of users go up. This thesis looks at the IT-consultant firm Atea and their collaboration groupware system which is based on Office 365 and SharePoint. The thesis seeks to answer the question: How can we, during and after the implementation of Office 365 and SharePoint, make sure that the new technology will be used? To answer this question, internal documents from Atea was analysed and 9 interviews was conducted. The informants were end-users but at the same time many of them were involved in implementation projects of the collaboration technology. 6 of the informants were employees at Atea, 2 were from different customer businesses and 1 was from a business with no ties to Atea. The findings indicate that early information to users and end user training play an important role in user adoption. Information to end user should be given in advance of implementation where those affected by the change learns what is going to happen and why. End user training plays an important role. When training super users, one should make sure to involve the right individuals and choose people genuinely interested in the technology. Furthermore, one should focus on achieving critical mass early in the implementation process by promoting talk about the technology on company news sites, discussion boards etc.