The role of management control systems in the performing arts

Abstract

Summary of the thesis

Over recent decades the arts sector has faced an increased focus on economic factors. Following this, there has been an increased demand for evaluation regarding economic measures. Economic measures, and the focus on commercialism and profit-based arguments, however, contains fundamental differences from the performance arts’ more intangible benefits for the larger community. Management accounting and control have thus often been regarded as detached from the range and complexity of artistic work.

The primary aim of this dissertation, however, is not to address the challenges and problems with management controls in the performing arts field, but to go beyond these issues by studying the role, more specifically the design and use, of management controls within this field. By studying the role of management controls in the Norwegian performing arts sector, this dissertation not only responds to calls for research on arts organisations, but also contributes to the growing literature on management accounting and control in the popular culture and more generally to research on the role of management controls in the context they operate.

The aim of the dissertation is addressed in four individual papers with different objectives, theoretical frameworks and research methods.

Paper 1 analyses the role of performance measures in the Norwegian symphony orchestra field. Prior research has claimed that the coexistence of institutional logics may create tension and conflict, and the paper investigates how the role of performance measures is influenced by the multiple institutional logics in this field. The study found little conflict due to the performance measures, and the paper shows that multiple logics can be embedded in organisations in heterogeneous ways and have different implications, as a number of factors may act as filters on the way different logics shape the role of performance measures.

Paper 2 is a case study of a large Norwegian festival that had faced large financial difficulties because of budget deficits, and subsequently designed and implemented a new budget system to regain financial control. The paper, hence aims to investigate the design and use of budgets under conditions unique to a festival, and sets out to add to knowledge regarding how budgets can contribute to the financial outcome of festivals, without tempering with artistic quality. Accordingly, the paper places itself into the dilemma between creativity and management control, as it questions how the budget, as a management control tool, can integrate creativity with management control. Paper 3 builds on the findings from Paper 2, and is based on survey data from 48 of the largest Norwegian festivals to investigate further the use of budgets in festivals. The study sets out from traditional budget critique and the problems related to budgeting. However, this criticism has not led organisations to reject budgets, and recent research show the overall satisfaction with budgets is good. The first aim of the paper is, hence to describe the use of budgets in Norwegian festivals. Previous research also shows that perceived environmental uncertainty influences budgeting practices, and the second aim of the paper is thus to investigate the relation between perceived environmental uncertainty and the use of budgets in Norwegian festivals.

Paper 4 is a further exploration of the use of management control tools, primarily budgets, in Norwegian festivals. As Paper 3, Paper 4 also builds on the contingency theory, where the design and use of management controls is showed to be a consequence of organisation-specific characteristics. However, whereas Paper 3 builds on the contingency factor of perceived environmental uncertainty, this paper takes the outset from upper echelons theory and investigates the variation in control system design and how this is associated with the personal characteristics of festival leaders.

Sammendrag av avhandlingen

De siste tiårene har det vært et økt fokus på økonomiske faktorer i kunstsektoren, noe som har ført til økt etterspørsel etter evaluering vedrørende økonomisk mål. Økonomiske mål, og fokuset på kommersialisme og profittbaserte argumenter inneholder imidlertid en fundamental forskjell til kunstens mer immaterielle fordeler for storsamfunnet. Økonomistyring har ofte derfor på mange måter blitt sett på som å være frakoblet fra kunstens rekkevidde og kompleksitet.

Hovedmålet med denne avhandlingen er likevel ikke å adressere utfordringene og problemene med økonomistyring i kunstfeltet, men å gå bak disse og heller studere hvilken rolle, eller mer spesifikt utforming og bruk, økonomistyringssystemer har i denne sektoren. Gjennom å studere økonomistyringens rolle i den norske kunstsektoren, svarer denne avhandlingen ikke bare på forespørsler om forskning innen kunstfeltet, men bidrar også til den voksende litteraturen om økonomistyring innen populærkulturen og også mer generelt til forskningslitteraturen om rollen til økonomistyringsverktøyer i den konteksten de opererer i.

Hovedmålet med avhandlingen er adressert i fire individuelle artikler med ulike mål, teoretiske rammeverk og forskningsmetoder.

I artikkel 1 analyseres prestasjonsmålenes rolle i det norske symfoniorkesterfeltet. Tidligere forskning har hevdet at sameksistensen av institusjonelle logikker kan skape spenninger og konflikt, og studien undersøker med bakgrunn i dette hvordan prestasjonsmålene er påvirket av de ulike logikkene. I studien ble det avdekket lite konflikt som følge av prestasjonsmålene. Studien viser dermed at flere samtidige logikker kan være en del av organisasjoner på heterogene måter og ha ulike implikasjoner. Dette fordi ulike faktorer kan fungere som filter for hvordan de ulike logikkene påvirker rollen til prestasjonsmålene.

Artikkel 2 er en case studie av en stor norsk festival som hadde store økonomiske problemer som følge av budsjettoverskridelser, og som etter dette utformet et nytt budsjettsystem for å gjenvinne økonomisk kontroll. Denne studien studerer utformingen og bruken av budsjetter under forhold som er unike for en festival, og har dermed som mål å øke kunnskapen om hvordan budsjetter kan bidra til det økonomiske utfallet av festivaler uten å redusere kunstnerisk kvalitet. Artikkelen posisjonerer seg dermed inn i dilemmaet mellom kreativitet og økonomistyring ettersom det stiller spørsmål ved hvordan budsjettet, som et økonomistyringsverktøy, kan integrere kreativitet og styring. Artikkel 3 bygger på funnene fra artikkel 2 og er basert på data fra en spørreundersøkelse blant 48 av de største norske festivalene. Studien har sitt utgangspunkt i den tradisjonelle budsjettkritikken og problemene som ofte knyttes til budsjettering. På tross av denne kritikken, er det en del nyere forskning som viser at organisasjoner ikke forkaster sine budsjetter, og at den overordnende tilfredsheten med budsjetter er høy. Det første målet med denne artikkelen er derfor å beskrive bruken av budsjetter i norske festivaler. Tidligere forskning viser også at oppfattet usikkerhet i omgivelsene påvirker budsjettpraksis, og det andre målet med artikkelen er derfor å undersøke sammenhengen mellom oppfattet usikkerhet i omgivelsene og bruk av budsjetter i norske festivaler.

Artikkel 4 undersøker også videre bruken av økonomistyringsverktøy, primært budsjetter, i norske festivaler. Som i artikkel 3, bygger også artikkel 4 på betingelsesteori (contingency theory), som hevder at utformingen og bruken av økonomistyringsverktøy er en konsekvens av spesifikke karakteristikker ved organisasjonen. Hvor artikkel 3 bygger på betingelsesfaktoren oppfattet usikkerhet i omgivelsene, tar denne artikkelen utgangspunkt i upper echelons-teori og undersøker variasjonen i utformingen av kontrollsystemene og hvordan disse er assosiert med personlige karakteristikker ved festivalledere.