| dc.description.abstract | Formålet med masteroppgaven har vært å vurdere og komme med forslag til forbedringer for prosjekt- og porteføljestyring av utredninger og bestillinger av skolebygg i Oslo kommune.
Oppgavens tilnærming er både kvalitativ og kvantitativ, med hovedvekt på de kvalitative forskningsmetoder. Metodene som er benyttet er litteraturstudie, datafangst (empiri) fra Utdanningsetaten (UDE) og Oslo kommune, intervjuer med andre kommuner og fylkeskommuner, casestudier av pågående konseptvalgutredninger, studiebesøk samt testing av hypoteser og forslag til prosjektstyringsverktøy i workshop. Masteroppgaven er knyttet opp mot SpeedUp-prosjektet i regi av Sintef og har bidrag derfra. Det er ikke gjennomført spørreundersøkelse, men benyttet spørsmål/svar fra kompetansekartlegging i Avdeling for skoleanlegg (ASA) i 2014 hvor resultatene inngår i oppgaven.
Masteroppgaven fokuserer på Utdanningsetatens (UDEs) utfordringer med organisering og styring av konseptvalgutredninger for nye skoleanlegg og stiller følgende to hoved-forskningsspørsmål:
1. Er dagens organisering og ledelse av utredninger og bestillinger av skolebygg i Oslo kommune tilfredsstillende? 2. Har Oslo kommune/UDE tilstrekkelig kompetanse i forhold til prosjekt- og porteføljestyring for utredninger og bestillinger av skolebygg i Oslo kommune?
Til første spørsmål er det fokusert på om dagens organisering sikrer verdier for eier og bruker, optimal tidsstyring og tilstrekkelig styring og gjennomføringsmulighet for UDE og under spørsmål to hvilken kompetanse det er behov for, hvilken kompetanse UDE har og hvordan et eventuelt kompetansegap kan dekkes inn på kort og lengre sikt. Masteroppgaven er gjennomført som et prosjekt med mandat og aktiviteter i henhold til fremdriftsplan.
Følgende funn er avdekket som delvis understøtter hypoteser og gir innspill til anbefalinger: Man oppnår bedre styring med porteføljestyring, ikke kun med prosjektstyring, men det forutsetter at porteføljestyringen er helhetlig for både bruker og eier og knyttes opp mot kommunens langsiktige investeringsplan og underliggende handlingsplan for skoleanlegg. Fast rapportering gjennom et prosjekt- og porteføljestyringssystem, vil gjøre politikerne i bedre stand til å ta riktige beslutninger og enklere å se konsekvenser av sine beslutninger.
v
Konseptvalgutredninger er avanserte iterative prosesser som krever strategisk og eiendomsmessig kompetanse og evne til å forstå sammenhengen i problemstillingene. Oslo kommune/UDE har i dag ikke tilstrekkelig kompetanse i prosjekt- og porteføljestyring for utredninger og bestillinger av skolebygg på det taktiske og operative nivå og støtter seg på i stor grad på eksterne konsulenter i mangel av egen kompetanse, ressurser og styringssystem.
Oppsummering av litteraturstudiet i oppgaven underbygger at dagens organisering og ledelse av utredninger og bestillinger av skolebygg i Oslo kommune skulle vært koblet opp mot investeringsplanen i kommunen i et helhetlig prosjekt og porteføljestyringssystem for eier og bruker og at man må ha kompetanse og erfaring for å kunne lede kompliserte iterative konseptvalgutredninger med mange aktører og valgmuligheter.
Data- og informasjonsgrunnlaget i oppgaven er basert på det som har vært tilgjengelig. I et videre arbeid må man gå dypere i analyse av datagrunnlag, særlig i det kvantitative samt få en fullstendig oversikt over rutiner og beslutningsstruktur for investeringer i Oslo kommune.
Funn og resultater i oppgaven konkluderer med at et felles prosjekt og porteføljestyringssystem som inneholder rapportering, dokumentasjon, beslutningsloggføring og status på KVUene vil gi:
1. Kjennskap til felles rutiner mellom UDE og byrådsavdelingen (OVK) 2. Bedre samhandling mellom UDE og Undervisningsbygg (UBF) i KVU-fasen. 3. Oversikt over Plan og bygningsetatens (PBEs) tilbakemeldinger i KVU-fasen. 4. OVK redusert behov for møter med UDE og UDE/UBF og med direkte KVUrapportering kunne ha større fokus på startfasen og reguleringsprosessen 5. OVK nødvendig dokumentasjon for å avklare problemstillinger og mulighet for at bestillinger kan gjennomføres i tide. 6. OVK, UDE, UBF erfaringsgrunnlag til å avsette tilstrekkelig tid til KVU-, stedsanalyser og reguleringsprosessene og løfte uenigheter med PBE tidlig. 7. Eventuelle uenigheter knyttet til valgte konsepter etter avsluttet KVU mulighet til raskt å løftes før det gis oppdrag om realisering av prosjektet.
Styringsdialog skjer i dag gjennom kontaktmøter, etatstyringsmøter, tildelingsbrev, rammebrev og enkeltbrev. Det mangler helhetlig strategisk styring av eiendomsporteføljen for nye skolebygg i Oslo Oppgavens anbefaling er at dette skjer helhetlig i regi av Eiendoms og
vi
byfornyelsesetaten (EBY) som et programstyre med rapportering til byråd for finans og bystyret og med UDE som bestiller og UBF som utfører som medlemmer i programstyret. Både programstyret og deltagerne er brukere av felles prosjekt- og porteføljestyringssystem i KVU-fasen og forprosjekt, mens rapportering av overordnede styringsdata kommer fra UBF til programstyret i gjennomføringsfasen. (Kommunen må vurdere om andre behovshavere også bør organisere programstyrer i regi av EBY og ha felles system for alle investeringer).
Med en slik organisering vil man få en helhetlig oversikt over utredninger og bestillinger av skolebygg i Oslo kommune og en ikkefragmentert fremstilling av eiendomsinvesteringene i kommunen som i dag. Ved å samle kompetanse innen eiendom på ett sted, får man et sterkt og attraktivt fagmiljø som kan utføre oppgaver, tette kompetansegap og redusere ekstern konsulentbruk. Selve KVU-arbeidet kan organiseres med sekvensielle oppstarter av hvert program og dedikerte team og ressurser som kjenner hverandre godt. Prosjektprosessen bør forenkles, inneholde faser og klare beslutningspunkter for å få bedre tidsstyring og helhetlig årsplanlegging koordinert med innmelding til budsjett og skolebehovsplan i kommunen.
Veien videre er å sette ned et tverretatlig prosjekt med byråd for finans og de respektive byråd i styringsgruppa, strategisk prosjekteier og prosjektleder fra EBY og prosjektdeltagere fra UDE og UBF. Speed-Up-prosjektet kan være bidragsyter i å kartlegge nåsituasjon og UBF når det gjelder erfaring med oppbygging og bruk av prosjekt- og porteføljestyringsverktøy. Masteroppgaven gir innspill til organisering, ledelse og kompetanseoppbygging av arbeidet samt viktigheten av å koble investeringsplan opp mot utredninger og bestillinger av skoler.. | nb_NO |
