Prosjekteringsledelse i totalentrepriser

Abstract

En rapport til Byggekostnadsprogrammet fra 2010 hevder at funksjonen prosjekteringsledelse lenge har vært en undervurdert ledelsesfunksjon i prosjekter. Rapporten påpeker at ledelse og planlegging av prosjektering betyr mye for et vellykket prosjekt, men at dette har lav status. Innholdet, ansvaret og plasseringen av funksjonen prosjekteringsleder, varierer avhengig av oppdragsgivers modell for organisering av prosjektet og oppdragsgivers kompetanse. Byggenæringen selv mener det er totalentrepriser som er den dominerende entrepriseformen i de viktigste delene av markedet.

Agathon Borgen AS (AB) er en lokal entreprenør på Romerike, og en del av BackeGruppen. De fleste oppdragene deres kommer nettopp gjennom forhandlede totalentrepriser. Administrerende direktøri AB er usikker på hvordan deres Totalkvalitetssystem ivaretar og tilrettelegger for optimalprosjekteringsledelse, og hvor vidt kvalitetssystemet blir benyttet som et verktøy og rettesnor i byggeprosjektene de gjennomfører.

På bakgrunn av rapporten til Byggekostnadsprogrammet og usikkerheten rundt Totalkvalitetssystemet til AB retter denne oppgaven fokus mot prosjekteringsledelse i totalentrepriser. Oppgavens formål er å undersøke hvordan den delen av Total kvalitetssystemet som omhandler prosjekteringsledelse blir benyttet i totalentrepriser, og i tillegg identifisere forbedringsmuligheter vedrørende ABs rutiner og hjelpemidler for prosjekteringsledelse.

Vurderingen av prosjekteringsledelsen i AB gjøres på grunnlag av et litteraturstudium. Av litteraturen kom det fram at over 40 % av alle prosessforårsakede byggskader kan spores tilbake til prosjekteringsprosessen. De store utfordringene i prosjekteringsledelse ligger blant annet i å fjerne ikke-verdiskapende iterasjoner og ivareta fasevise og faglige grensesnitt. Totalentreprenøren har stor valgfrihet og kan i stor grad velge de løsningene som passer han best, men entrepriseformen karakteriseres ofte av tidspress, som i noen tilfeller fratar entreprenøren muligheten til grundig prosjektering og planlegging. For vellykket prosjekteringsledelse oppfordrer litteraturen til bruk avandre tilnærminger enn bare prosjektlederkonsepter, og tydelig skille mellom faglig og administrativ prosjekteringsledelse. Videre anbefaler den bruk av enkle, fleksible rammeverk, grafiske gjennomføringsmodeller og ulike planleggingsnivåer for å lede prosjekteringsprosessen.

Det er gjennomført en dokumentgjennomgang av aktiviteten ”Prosjektering” i Totalkvalitetssystemet. Dokumentgjennomgangen viser at systemet langt på vei ivaretar litteraturensanbefalinger, men at systemet avviker fra litteraturen i forhold til plannivåer og skillet mellom faglig og administrativ prosjekteringsledelse. Det er også gjennomført intervjuer med fire prosjekteringsledere i AB. Resultatene fra intervjurunden viser til noen av prosjekteringsledernes største utfordringer, og indikerer blant annet at det i mange tilfeller blir benyttet egne hjelpemidler fra tidligere prosjekter, fremfor de hjelpemidlene som genereres av Totalkvalitetssystemet.

Avslutningsvis kommer oppgaven med forslag til hvordan AB kan forbedre sin prosjekteringsledelse itotalentrepriser, basert på en drøfting av litteraturens anbefalinger, dokumentgjennomgangen og intervjuene. Det foreslås å innføre prosjekteringsplaner i flere nivåer og definere et større skille mellom faglig og administrativ prosjekteringsledelse. I tillegg anbefales det å lage en grafisk fremstilling av prosjekteringsprosessen og utforme rutiner som ikke bare har fokus på utførelse av oppgaver, men også redusering av unyttige oppgaver og maksimere verdiskapning for kunden.