Nye kontorlokaler - nye muligheter: Hvordan håndterer ledere en pålagt endringsprosess?

Abstract

Formålet med denne oppgaven har vært å undersøke hvordan ledere møter og håndterer en pålagt endringsprosess. Caset er i denne forbindelse endringsprosessen ved innføring av arbeidsmetodikken aktivitetsbaserte arbeidsplasser i Trondheim kommune. Endringen er både en fysisk flytteprosess og en organisasjonsutviklingsprosess, og det er organisasjonsendringen som er mitt fokus i oppgaven. Problemstillingen i oppgaven er: Hvordan håndterer ledere en pålagt endringsprosess?

For å svare på problemstillingen har jeg undersøkt følgende forskningsspørsmål: Hvilke strategier har lederne for å håndtere endringsprosessen? Hvilken betydning kan ledernes strategier ha for endringsberedskapen i organisasjonen?

Tematikken er endringsledelse, og jeg har valgt en kvalitativ tilnærming med et fenomenologisk utgangspunkt. Jeg har gjennomført kvalitative intervjuer med enhetsledere som blir berørt av endringen. Enhetslederne har det til felles at de har kontorplass sammen med sin enhet i Trondheim Torgkvartal, og skal flytte kontorlokaler og innføre aktivitetsbasert arbeidsplass. Forskningen foregår i perioden med forberedelser før selve flyttingen og endringen.

Jeg har i oppgaven gjennomgående brukt problemstillingen og tilhørende forskningsspørsmål for å undersøke hvilke strategier lederne har valgt for å håndtere endringsprosessen, og hvilke konsekvenser disse strategiene har for organisasjonens endringsberedskap. Endringsberedskap kan beskrives som de ansattes motivasjon for endring i en organisasjon (Amundsen & Kongsvik, 2019).

I oppgaven utreder jeg om bakgrunnen for og tidligere forskning på arbeidsplasskonseptet aktivitetsbaserte arbeidsplasser. Dette for å gi en bedre forståelse av hvilke endringer medarbeiderne vil bli påvirket av da tematikken skaper stort engasjement.

Som svar på hvilke strategier lederne har for å håndtere den pålagte endringsprosessen, har jeg funnet at strategiene overordnet kan deles i tre hovedkategorier: Proaktiv og positiv til endringsprosessen. Kritisk og motarbeidende til endringsprosessen. Avventende og forholder seg ikke til endringsprosessen.

På grunnlag av denne studien kan jeg si at lederne som har valgt strategien med å ha en positiv holdning til endringen, også ofte har valgt en proaktiv tilnærming til endringsprosessen. Disse ledernes strategi vil bidra til at organisasjonen utvikler høy endringsberedskap med medarbeidere som er motivert for endring. Endringsprosessen med innføring av aktivitetsbaserte arbeidsplasser vil dermed mest sannsynlig bli vellykket. Lederne som har valgt som strategi å forholde seg kritisk og motarbeide endringsprosessen, vil bidra til at organisasjonen utvikler lav endringsberedskap med medarbeidere som ikke er motivert for endring. Det samme vil ledere som har strategien om å forholde seg avventende, eller ikke forholde seg til endringsprosessen ennå. Strategiene disse lederne velger betyr lav endringsberedskap i organisasjonen og at prosessen med innføring av aktivitetsbaserte arbeidsplasser mest sannsynlig blir mindre vellykket.

The purpose of this master’s thesis has been to investigate how leaders meet and handle an imposed change process. In this connection, the case is the change process when introducing the work methodology Activity-Based Working in Trondheim municipality. The change is both a physical moving process, and an organisational development process. It is the organisational development process that is my focus in the master.

The thesis question is: How do managers handle an imposed change process?

To answer the problem, I have examined the following research questions: What strategies do the leaders implement for handling the change process? What significance can the leader's strategies have for the readiness of change in the organisation?

The topic is change management, and I have chosen a qualitative approach with a phenomenological starting point. I have conducted qualitative interviews with unit managers who are affected by the change. The unit managers have in common that they have office space together with their unit in Trondheim Torgkvartal, and will move office premises and introduce Activity-Based Working. The research takes place in the period of preparations before the actual move and change.

In the thesis, I have consistently used the thesis question and associated research questions to investigate which strategies the leaders have chosen to handle the change process, and what consequences these strategies have for the organisation's readiness for change. Readiness for change can be described as the employees' motivation for change in an organisation (Amundsen & Kongsvik, 2019).

In order to give a better understanding of which changes the employees will be affected by, I investigate the background and previous research on the workplace concept of Activity-Based Working. This is a topic that creates great commitment. In response to which strategies the leaders have to handle the imposed change process, I have found that the strategies can generally be divided into three main categories: Proactive and positive to the change process. Critical and opposing the change process. Waiting and not relate to the change process.

On the basis of this study I can say that the leaders who have chosen a strategy to have a positive attitude towards the change, often also choose a proactive approach to the change process. The strategy of those leaders will contribute to the organisation developing a high readiness for change with employees who are motivated for change. The change process with the introduction of Activity-Based Working will therefore most likely be successful. The leaders who have chosen a strategy to be critical and oppose the change process, will contribute to the organisation developing a low readiness for change with employees who are not motivated for change. The same will be the case with leaders where the strategy is to wait and see, or not to deal with the change process yet. The strategies these leaders choose will most likely lead to a low readiness for change in the organisation and a less successful change process of Activity-Based Working.