Endringsledelse i praksis: Veien mot aktivitetsbaserte arbeidsplasser

Abstract

Denne studien omhandler enhetsleders rolle i en prosess frem mot en organisasjonsendring i Trondheim kommune. Målet med forskningen er å få frem betydningen av leders rolle i en endringsprosess. Oppgaven beskriver generelle behov for endring i offentlig sektor og tar utgangspunkt i en spesifikk organisasjonsendring, aktivitetsbaserte arbeidsplasser, som Trondheim kommune står overfor i forbindelse med flytting til nye kontorlokaler. I dag er ansatte i administrasjonen vant til å gjøre alle sine arbeidsoppgaver fra sin faste plass i et åpent kontorlandskap, mens aktivitetsbasert er en arbeidsform der de ansatte velger arbeidsplass ut i fra oppgavene de skal gjøre (Coor, 2023). Innføring av aktivitetsbaserte arbeidsplasser berører omtrent tusen kontoransatte, og er en beslutning tatt av den øverste administrative ledergruppa i Trondheim kommune. Studien tar for seg perioden enhetslederne står i før endringen trer i kraft fra desember 2023.

I forbindelse med beslutningen om nye kontorlokaler og aktivitetsbasert konsept, ble det igangsatt et stort prosjekt med tittelen "Nytt administrasjonsbygg”. Et av underprosjektene Organisasjonsprosesser, skal tilby støtte til ledere og ansatte i overgangen til aktivitetsbaserte arbeidsplasser. Et av virkemidlene til underprosjektet Organisasjonsprosesser, er at enhetene kan søke om å være testpilot, som vil si å teste ut noen aktivitetsbaserte løsninger på forhånd. Fire enheter har søkt og er valgt ut som pilotenheter.

Problemstillingen i oppgaven handler om ledernes tilnærming til aktivitetsbaserte arbeidsplasser og hvordan disse lederne påvirker en endringsprosess. Tilhørende forskningsspørsmål er ment for å identifisere ledernes egen oppfattelse av lederrollen, ledernes valg av strategi og eventuelle likhetstrekk i tilnærmingene til enhetslederne basert på kjønn, ledererfaring, lederstil og lederferdigheter. 17 enhetsledere i Trondheim kommune som berøres av endringen er blitt intervjuet. Sitatene som kom frem under intervjuene, er sortert i fem kodegrupper som til sammen sier noe om tilnærming til endringen og forståelse av lederrollen. Tilnærmingene er proaktiv, pragmatisk, avventende, kritisk, og til sist tilnærming til lederrollen.

Funnene knyttet sammen med ledelsesteori gir svar på forskningsspørsmålene og på problemstillingen. Noen ledere har valgt en proaktiv eller pragmatisk tilnærming til endringsprosessen gjennom ord og handling, mens andre har valgt en avventende eller kritisk tilnærming gjennom ord og ingen handling. Det er ingen sammenheng mellom kjønn, utdanningsnivå, ledererfaring eller antall år med jobb i Trondheim kommune, likhetstrekkene fremkommer først i forståelsen av egen lederrolle, lederstil og lederferdigheter. De som er avventende og kritiske til endringsprosessen reflekterer ikke nok over lederrollen sin som her er å gjennomføre en endringsprosess med mål om god resultatoppnåelse. De har sannsynligvis heller ikke forstått effekten av sin lederstil. Og motsatt, de som er proaktive og pragmatiske viser forståelse av ansvaret i lederrollen sin, og bruker sine lederferdigheter til en bevisst strategi som er å forberede seg på en endring som er besluttet, med mål om et vellykket resultat.

Enhetsledere i Trondheim kommune har altså ulike tilnærminger til endringsprosessen, aktivitetsbaserte arbeidsplasser. Lederne påvirker prosessen ut ifra hvilken strategi de velger basert på hvordan de ser på sin egen rolle, og skaper de ulike tilnærmingene med bakgrunn i sin egen lederstil og sine egne lederferdigheter. Jeg konkluderer med at det å være pilotenhet under en endringsprosess har en positiv effekt når endringen iverksettes.

This study addresses the role of unit leaders in the process leading up to an organisational change in Trondheim municipality. The aim of the research is to highlight the importance of the leader's role in a change process. The thesis describes the general need for change in the public sector and is based on a specific organisational change, Activity-Based Working, which Trondheim municipality is facing in connection with moving to new office premises. Currently, administrative staff are accustomed to performing all their work tasks from their fixed place in an open office landscape, while activity-based is a work form where employees choose their workplace based on the tasks they are to perform (Coor, 2023). The introduction of Activity-Based Working affects about a thousand office employees and is a decision taken by the top administrative leadership group in Trondheim municipality. The study covers the period the unit leaders are in before the change takes effect from December 2023. In connection with the decision on new office premises and the activity-based concept, a large project titled "New administration building” was initiated. One of the sub-projects, organisational processes, is to offer support to leaders and employees in the transition to Activity-Based Working. One of the tools of the sub-project organisational processes is that the units can apply to be a test pilot, which means to test out some activity-based solutions in advance. Four units have applied and have been selected as pilot units.

The issue in the thesis concerns the leaders' approach to activity-based workplaces and how these leaders influence a change process. The accompanying research questions are intended to identify the leaders' own perception of the leadership role, the leaders' choice of strategy, and any similarities in the approaches of the unit leaders based on gender, leadership experience, leadership style, and leadership skills. 17 unit leaders in Trondheim municipality affected by the change have been interviewed. The quotes that emerged during the interviews are sorted into five code groups that together say something about the approach to the change and understanding of the leadership role. The approaches are proactive, pragmatic, waiting, critical, and finally, the approach to the leadership role.

The findings, combined with leadership theory, answer the research questions and the issue. Some leaders have chosen a proactive or pragmatic approach to the change process through words and actions, while others have chosen a waiting or critical approach through words and no action. There is no correlation between gender, level of education, leadership experience, or number of years working in Trondheim municipality; similarities first appear in the understanding of one's own leadership role, leadership style, and leadership skills. Those who are waiting and critical of the change process do not reflect enough on their leadership role, which is to carry out a change process with the goal of good result achievement. They probably also have not understood the effect of their leadership style. Conversely, those who are proactive and pragmatic show an understanding of the responsibility in their leadership role and use their leadership skills for a conscious strategy of preparing for a change that has been decided, with the goal of a successful outcome.

Unit leaders in Trondheim municipality thus have different approaches to the change process, Activity-Based Working. The leaders influence the process based on the strategy they choose based on how they view their own role, and create the different approaches based on their own leadership style and their own leadership skills. I conclude that being a pilot unit during a change process has a positive effect when the change is implemented.