Kommunikasjon og relasjoner i distribuerte prosjektteam Sett fra prosjekt- og teamleders perspektiv
Abstract
Med muligheten for å gjennomføre arbeidsoppgaver gjennom digitale plattformer åpner det seg opp for å jobbe med samme prosjekt fra ulike lokasjoner. Målet med oppgaven er å se hvilke erfaringer prosjekt- og teamledere, som ikke innehar personallederansvar, har opparbeidet seg gjennom ledelse av distribuerte team med hensyn til drift, kommunikasjon og relasjonsbygging. Gjennom intervjuer med relevante personer i olje- og gassnæringen har funn blitt drøftet gjennom relevant teori for å se hvilke muligheter og utfordringer intervjupersonenes erfaringer kan føre til. Gjennom en litteraturgjennomgang har relevante temaer innen ledelse og prosjektledelse blitt presentert for å kunne knytte intervjupersonenes erfaringer mot teori. Dette sammen med bakgrunnsinformasjon om kommunikasjon og relasjonsbygging i distribuerte team danner grunnlaget for å drøfte empiri og teori for å se hvilke muligheter og utfordringer intervjupersonene står i til daglig. Det er intervjuet fire prosjekt- og teamledere i ulike posisjoner. Empirien ga innsyn i hvordan disse lederne jobber sammen i team, og hva de mener er avgjørende for samarbeidet når man ikke sitter på samme lokasjon. Intervjupersonene har fortalt hvordan det kommuniseres i teamene sine og hvordan de går frem for å bygge teamfølelse, samt hvordan de går frem for å drifte prosjektet og om det skiller seg fra samlokaliserte team. Analysen av empirien er induktiv, og funnene beskriver intervjupersonenes egen erfaring med arbeid i distribuerte team. De trekker frem hvordan de arbeider sammen gjennom digitale plattformer, hva som letter samarbeidet, hvilke muligheter og utfordringer de har erfart, og tanker rundt oppfølging av mennesker som man ikke har fysisk kontakt med. På bakgrunn av drøftingen konkluderes det med at drift av prosjekter gjennom distribuerte og samlede team er tilnærmet lik, utfordringen ligger i kommunikasjonen mellom prosjektdeltagerne. Terskelen for å ta kontakt digitalt er høyere enn med personer lokalt som igjen har konsekvenser etablering av relasjoner i teamet. Egne strategier for kommunikasjon, relasjoner og teamsamarbeid bør finne sted for å få best utbytte av distribuerte team. With the possibility to work on digital platforms the opportunity to collaborate on the same project form different locations arises. The aim of this thesis is to examine the experiences of project- and team managers, without personnel management responsibilities, in leading distributed teams with regards to operations, communication and building relationships. Through interviews with relevant individuals in the oil and gas industry, findings have been discussed using relevant theory to explore the opportunities and challenges that may occur. Through a literature review, relevant topics within leadership and project management have been presented to connect the interviewees’ experiences to theory. This along with the background information on communication and relationship-building in distributed teams, forms the basis for discussing empirical data and theory to understand the daily opportunities and challenges faced by the interviewees. There have been four interviews with project and team managers in different positions. The empirical data gave insight on how these leaders work together in teams and what they consider relevant for teamwork located in different offices. The interviewees explained how they communicate within the team, how they build trust, and the differences in operating a distributed compared to a collocated team. The empirical analysis is inductive, and the findings describe the interviewees personal experience with distributed teams. They focus on how to cooperate, and what they experience to be functioning and not working together from different locations, evaluated from both an operational and personnel point of view. The conclusion made through the discussion is that projects in distributed and collocated teams are operated in the same way. The challenge is connected to communication between the participants since the threshold for reaching out to colleagues through digital platforms seems to be higher than talking to them face to face which in turn can have consequences for establishing relationships within the project. Personal strategies for communication, building relationships and teamwork should be implemented to maximize the benefits of distributed teams.