Nye administrative prosjektrutiner

Abstract

Denne oppgaven er skrevet av meg, Tomas Garberg, som student ved Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet. I tillegg til studiene jobber jeg som ingeniør hos Selbu Byggtre AS (også kjent som Selbuhytta), en byggebedrift som spesialiserer seg i produksjon av fritidsboliger. Bedriften holder til i Selbu og er eid av Selbu Gruppen. Selbu Gruppen eier også Selbuhus Industrier AS, en bedrift spesialisert i produksjon av boliger, også med tilhold i Selbu. Fusjon av Selbuhus og Selbuhytta er planlagt i nær fremtid, hvor både bedriftenes administrasjoner og fabrikker vil slås sammen. Problemstillingen jeg har forsøkt å løse i oppgaven, er at de to bedriftene har ulike prosjektrutiner i dag og vil behøve felles rutiner i fremtiden. Jeg har derfor arbeidet med å lage nye administrative prosjektrutiner som kan brukes i den nye bedriften. Før arbeidet med oppgaven startet, ble et forprosjekt skrevet og innlevert. Dokumentet definerte både arbeidsmetoder som skulle brukes og definerte problemstillingen jeg skulle løse. Både arbeidsmetoder og definering av problemstilling har endret seg under arbeidet. I forprosjektet var innhenting av informasjon fra eksterne bedriften, om hvordan deres rutiner var, en stor del av metoden jeg ville i oppgaven. Denne metoden ble raskt gått vekk fra, da jeg forsto at studering og analysering av eksisterende rutiner hos Selbuhus og Selbuhytta ville ta mye tid, skulle det gjøres grundig. Forprosjektet definerte prosjektrutinene jeg skulle arbeide med til å starte når salgsdokumenter forelå og ende når prosjektet gikk i produksjon. Jeg forsto raskt at hvordan salg gjennomføres har svært stor betydning for resten av prosjektene, og at salgsprosessen derfor også burde inngå som en del av problemstillingen i oppgaven. På grunn av dette er rutinene jeg har arbeidet med definert på følgende måte: Rutinene begrenses fra når selger kommer i kontakt med en mulig kunde, til produksjon av bygningen starter. Nye rutiner vil hovedsakelig angå selgere, arkitekter, ingeniører og byggeledere i bedriftene. Rutiner for bedriftenes produksjonsavdelinger har ikke vært en del av arbeidet. En kvalitativ metode er bruk i oppgaven; informasjon om eksisterende rutiner hos Selbuhus og Selbuhytta er samlet og strukturert før den er brukt som et utgangspunkt for nye rutiner. Data er samlet inn gjennom bedriftenes salgsdokumenter, arbeidsdokumenter, skriftlige kvalitetssikringsrutiner, gjennom møter og samtaler med de ansatte og fra egne erfaringer som ingeniør hos Selbuhytta. Målsetninger har vært at nye rutiner kan anvendes til både hus- og hytteprosjekter, og at de vil føre til effektive prosjekter med færrest mulig avvik. Teorier om prosjektstyring, bedriftsstrukturer, og teamarbeid er brukt til å støtte konklusjoner som trekkes. Oppgaven presenterer flere konkrete konklusjoner. Forslåtte endringer hvordan prosjekter styres, salgsmetoder og bruk av digitale prosjektstyringsverktøy presenteres. Alle eksisterende dokumenter brukt av Selbuhus og Selbuhytta er analysert og sammenlignet. Videreføring, revidering eller avsluttet bruk av disse er del av oppgavens konklusjoner. Nye dokumenter er også utarbeidet og foreslått brukt. Jeg er overbevist om at drøftinger og konklusjoner gjort i denne oppgaven vil være til hjelp for Selbuhus og Selbuhytta i prosessen med å fusjonere bedriftene og finne felles rutiner å arbeide etter.

This thesis is written by me, Tomas Garberg, as a student at The Norwegian University of Science and Technology. Alongside studies I work as an engineer at Selbu Byggtre AS (also known as Selbuhytta), a construction company specialized in production of vacation-houses. The company is located in Selbu and is owned by Selbu Gruppen. Selbu Gruppen also owns Selbuhus Industrier AS, a company specialized in production of houses, also located in Selbu. A fusion of Selbuhus and Selbuhytta is planned in near future, where both the companies’ administrations and production units will be merged. The problem I have been trying to solve in this thesis, is that the two companies have different project-routines today and will need common ones in the future. I have therefore worked on creating a new set of administrational project routines to be used in the new company. Before the work on the thesis started, a preliminary project was written and submitted. The document defined work strategies to be used and limitations of the problem that I would be trying to solve. Both strategies used and the problem definition has changed some during the work. In the preliminary project, talking to other companies in the construction business and gathering data on how their routines are was a big part of the methods I planned to use. This method where soon abandoned, as I understood studying and analyzing existing routines in Selbuhus and Selbuhytta would take allot of time if it was to be done thoroughly. The preliminary project also defined the project routines I would work on to start after sales was finished, till production started. I realized that the way sales are done has such a big impact on the continuation of the projects, that the sales phase also would need to be worked with in the thesis. Therefore the routines I have been working on are limited as the following: The routines are limited from the salesmen get in touch with potential customers, till production of the buildings start. New routines suggested in this thesis will mostly affect salesmen, engineers, architects, and construction managers in the companies. Routines at the companies’ production units has not been a part of the work. A qualitative methodology is applied; information regarding existing routines in Selbuhus and Selbuhytta has been collected and structured before it’s been used as a basis for creating new routines. Data has been collected through the companies’ sales-documents, work-documents, written routines, through meetings and conversations with the employees, and by own experiences made as an engineer at Selbuhytta. An aim has been that the new routines can be applied to both Selbuhus’ and Selbuhyttas products, and that they will cause more efficiency and less deviations in the companies’ projects compared to the routines in use today. Theories about project management, business structures and teamwork is used to support the conclusions made. The thesis presents several concrete conclusions. Suggested changes in project management, sales methods and use of project management-tools are presented. All existing documents used by Selbuhus’ and Selbuhytta are analyzed and compared. Continued use, revisions, or removal of these are part of the conclusion. New documents have also been created and are suggested used by Selbu Gruppen. I am confident the discussions and conclusions made in this thesis will be of help to Selbuhus and Selbuhytta in the process of merging the companies and finding common routines to work by.