Planlegging, oppfølging og styring av rehabiliteringsprosjekter

Abstract

Oppgaven har som formål å foreslå metoder som kan forbedre styringen av rehabiliteringsprosjekter. Det vil derfor redegjøres for faktorer som gjør rehabiliteringsprosjekter utfordrende, hvilke metoder som benyttes for å etablere mål og planlegge aktiviteter, og hvordan prosjektledelsen kan oppnå kontroll og følge opp gjennomføringen av rehabiliteringsprosjekter. For å svare på problemstillingen og forskningsspørsmålene ble det gjennomført observasjoner, dokumentstudier og intervjuer av fagpersoner i bransjen. Funnene ble sammenlignet med tidligere forskning og litteratur for å gi en dypere forståelse av utfordringene.

Eksisterende forskning og litteratur viser at usikkerheten i prosjekter er størst i tidlig fase, samtidig som tilgjengelig informasjon er minst. For rehabiliteringsprosjekter er det vist at usikkerheten er spesielt høy sammenlignet med nybygg. Det er derfor et større behov for kartlegging av usikkerheter i tidlig fase av prosjektene. Det bidrar til redusering av usikkerheten, og videre et bedre beslutningsgrunnlag. Litteraturen presenterer Last Planner System (LPS) som metode for strukturering av prosjektstyringen. Stegene i LPS-prosessen beskrives som ``bør-kan-skal-utførte". Det skal gi kontroll på produksjonen ved å identifisere og fjerne hindringer, kontinuerlig forbedre prosessene, følge opp gjennomføringen og øke eierskapsfølelsen. Videre sikres effektiv gjennomføring av aktiviteter under optimale forhold. Det er likevel utfordringer knyttet til metodenes tilpasning til rehabiliteringsprosjekter.

Et av de viktigste funnene er betydningen av kartleggingsfasen. Prosjektledelsen må ta hensyn til utfordringer som stort tidspress, involverte tredjeparter, offentlige myndigheter, ubalanserte maktforhold, uforutsette hendelser og mangelfult tegningsgrunnlag i prosjektstyringen. Selv med god planlegging er det ikke mulig å eliminere all usikkerhet, men det gir en felles handlingsvei for involverte aktører og kan redusere usikkerheten i prosjektet. Planene fungerer også som kontroll- og styringsverktøy for prosjektledelsen. Funnene har identifiseres at metodene som benyttes i dag er lite tilpasset rehabiliteringsprosjekter. Kjennskapen til metodene og bruken av dem er også varierende. Dette utfordrer derfor påstandene om metodenes tilpasning til rehabiliteringsprosjekter.

Basert på funnene konkluderes det at styringsprosessen i rehabiliteringsprosjekter er mer utfordrende enn nybygg, og krever en mer helhetlig tilnærming. Dette inkluderer metoder og verktøy som tilrettelegger for fleksibilitet og effektiv håndtering av utfordringer. Anbefalt metode er LPS. Det er også vist at usikkerheter og uforutsette hendelser kan oppstå gjennom hele prosjektet. Det anbefales derfor å integrere en kontinuerlig prosess som innebefatter kartlegging, analyse, håndtering og overvåking av usikkerheter inn i den eksisterende prosjektstyringen. Det blir også anbefalt å integrere usikkerhetsstyringen som del av LPS. Funnene gir grunnlag for å konkludere at implementering av foreslåtte metoder og ta hensyn til utfordringene, kan gi mer effektiv prosjektstyring av rehabiliteringsprosjekter.

The purpose of this study is to propose methods that can enhance the management of refurbishment projects. It examines the factores that make refurbishment projects challenging, the methods used to establish goals and plan activities, and how project management can achieve control and effectiv project monitoring of the construction phase of refurbishment projects. The research method used was observation, document analysis and interviews with industry professionals. The findings are compared with previous research and theory to gain a deeper understanding of the chanllenges.

Existing literature indicates that the uncertainty in projects is highest in the early phases, while the available information is minimal. Uncertainty is particularly high i refurbishment projects compared to new construction. Therefore, there is a greater need for uncertainty assessment in the early stage of the project, which contributes to reducing uncertainty and providing a better basis for decision making. The Last Planner System (LPS) is suggested in the literature as a method that brings structure to project management. The steps in the LPS process are described as ``should-can-will-did''. The aim is to achieve control by identifying and removing constraints, consistently improving processes, monitor the construction phase and increase the sense of ownership. Furthermore, it ensures efficient execution of activities under optimal conditions. However, there are challenges in adapting these methods to refurbishment projects.

One of the key findings emphasizes the significance of the assessment phase. The project management needs to consider challenges such as time pressure, involvement of third parties, authorities, power imbalances, unforeseen events, and inadequate drawing documentation. Even with good planning, it is not possible to eliminate all uncertainty, but it provides a common course of action for stakeholders and can reduce project uncertainty. The plans also serve as a tool for project control and management. The findings identify that the methods currently used are poorly tailored to refurbishment projects. There is also variation in the understanding and utilization of these methods. This challenges the claims that the methods are poorly adapted to refurbishment projects.

Based on the findings, it is concluded that the management process in refurbishment projects is more challenging than in new construction and requires a more holistic approach. This includes methods that facilitate flexibility and effective management of challenges. The recommended method is LPS. It is also highlighted that continuous assessment of uncertainties should occur throughout the project since uncertainties and unforeseen events can arise at any stage. Integrating a continuous process that includes analysis, management, and monitoring of uncertainties into the existing project management is recommended. It is also suggested to integrate uncertainty management as part of LPS. The findings provide a basis for concluding that implementing the proposed methods and considering the challenges can lead to more effective project management in refurbishment projects.