Information sharing across instances - A case study of implementing an EHR in an emergency room

Abstract

Denne studien undersøker implementeringen av den nye elektroniske helsejournalen (EPJ) Helseplattformen (HP) ved legevakten i Trondheim. Studien tar sikte på å forstå hvordan tilgang til delt informasjon mellom ulike helseinstanser påvirker legenes arbeid ved legevakten, og hvordan det bidrar til en informasjonsoverbelastning for leger. En case-studie ble utført på legevakten om implementering av et EPJ system i en legevakt situasjon. HP-prosjektet er basert på den overordnede nasjonale målsettingen ”én innbygger – én journal”, og fungerer som et nasjonalt pilotprosjekt med mål om å innføre et felles EPJ-system for primær- og sekundærhelsetjenesten i Midt-Norge. Mange andre sammenlignbare EPJ-implementeringer har vist flere fordeler og barrierer, med varierende grad av suksess. Implementering av EPJ-systemer i norsk helsevesen og legevakt er imidlertid et område mindre utforsket. Situasjonene rundt implementeringen er svært kompleks, med et bredt spekter av utfordringer fra pasienter med trivielle tilfeller til mye mer komplekse, i tillegg til noen mer akutte situasjoner. I tillegg til leger på selve legevakta, inkluderer legevakten i Trondheim en ambulerende legebil som byr på helt andre utfordringer. Å tilpasse det nye EPJ-systemet slik at det passer alle de forskjellige situasjonene og informasjonsbehovene på legevakten er alt annet enn enkelt, og en dypere forståelse av fordelene og problemene vil være nyttig for legevakten, men også for andre enheter, eller i kommende implementeringer av HP.

Ved legevakten i Trondheim har det nye HP-systemet vært i bruk i over ett år, og det nye EPJ-systemet med tilgang til delt informasjon fra andre helseinstanser har vist seg å skape utfordringer. Funnene fra denne studien viser at tilgang til delt informasjon er anerkjent som verdifull i flere tilfeller. Informasjonsoverbelastning begrenser imidlertid legenes muligheter til å utnytte systemet til sitt fulle potensial, og tilgangen til rask informasjon er begrenset. Ansvaret for å filtrere ut irrelevant informasjon legges på brukeren, i stedet for at systemet presenterer brukeren den informasjonen som trengs.

Søkeord: Elektronisk helsejournal, legevakt, informasjonsdeling, informasjonskaos, informasjonsoverbelastning

This study examines the implementation of the new electronic health record (EHR) Helseplattformen (HP) at the emergency room (ER) in Trondheim. The study aims to understand how access to shared information between different healthcare instances affects the physicians' work at the ER, and how it contributes to an information overload for physicians. A case study was conducted at the ER on the implementation of an EHR system in an ER setting. The HP project is based on the overarching national objective ”one citizen - one health record”, and serves as a national pilot project with the aim to introduce a common EHR system for primary and secondary healthcare in Central Norway. Many other comparable EHR implementations have shown several benefits and barriers, with varying degrees of success. However, the implementation of EHR systems in the setting of Norwegian healthcare and ERs is an area less explored. The implementation setting is very complex, with a broad specter of challenges, from patients with trivial cases to much more complex ones, in addition to some more acute situations. In addition to the standard in-house physician, the ER in Trondheim includes the ambulating car, which offers completely different challenges. Adapting the new EHR system to fit all the different settings and information needs at the ER is anything but simple, and a deeper understanding of the benefits and problems would be helpful for the ER, and likely other instances, or upcoming system implementations of HP.

At the ER in Trondheim, the new HP system has been in use for over a year, and the new EHR system with access to shared information from other healthcare instances has been shown to cause challenges. The findings from this research show that access to shared information is recognized as valuable in several cases. However, information overload limits the physicians' possibilities to utilize the system to its full potential, and access to quick information is limited. The responsibility for filtering out irrelevant information is put on the user, instead of the system presenting the user with the information needed.

Keywords: Electronic health record, emergency room, information sharing, information chaos, information overload