Ansattmedvirkning i sykehusprosjekter: hvordan optimalisere informasjonshåndteringen i gjennomføringsfasen?

Abstract

Den norske befolkningen blir stadig eldre, og behovet for helsehjelp øker raskere enn tilførselen av helsepersonell. Dette medfører et behov for effektivisering av helsetjenesten, hvor funksjonaliteten i sykehusbyggene er et viktig element. På bakgrunn av at det er de ansatte ved sykehuset som besitter den rette kompetansen, er det essensielt at de er med å utforme byggene. Dette foregår gjennom ansattmedvirkning, i samarbeid med Sykehusbygg HF som hovedsakelig har ansvar for byggprosjektene i helsesektoren.

Det er fra tidligere gjort mye forskning på medvirkning i tidligfase, hvor informasjonshåndtering ofte blir trukket frem som et viktig element. Derimot er det få studier innenfor medvirkning i gjennomføringsfasen, noe som resulterte i at forfatterne fattet interesse for området, med fokus på detaljprosjekteringen. Formålet med denne oppgaven er derfor å svare på problemstillingen: "Ansattmedvirkning i sykehusprosjekter: hvordan optimalisere informasjonshåndteringen i gjennomføringsfasen?". I den forbindelse er det utarbeidet følgende forskningsspørsmål:

1. Hvordan organiseres de ansattes deltakelse for best mulig medvirkning? 2. Hvordan håndteres beslutningsprosesser angående de ansattes behov og ønsker? 3. Hvordan formidler de ansatte informasjon om behov og ønsker til de prosjekterende i medvirkning? 4. Hvordan følger de prosjekterende opp informasjonen fra medvirkningen i prosjekteringen?

For å besvare oppgavens problemstilling er det benyttet kvalitative forskningsmetoder, som litteraturstudie, observasjoner og intervjuer. Observasjoner og intervju er utført i forbindelse med to enkelt-casestudier: "Nytt sikkerhetsbygg Østmarka" og "Sjukehuset Nordmøre og Romsdal".

Resultatene fra studien viser at optimalisering av informasjonshåndtering er sammensatt av flere faktorer. Først og fremst handler det om å organisere de ansatte, å involvere de rette ressursene, sette av nok tid og forberede de godt. Deretter må det legges til rette for at riktig beslutning blir tatt på riktig grunnlag. Dette krever avklaringer av beslutningsområder og -nivå, i tillegg til gode beslutningsunderlag. Videre er det viktig at de ansatte er i stand til å formidle rett informasjon, til rett tid. Dette bør de ytre rammene rundt formidlingen bidra til, som rett fora, møteagenda, korte og klare kommunikasjonslinjer og gode verktøy. God kultur med felles forståelse og tillit er også viktig. Avslutningsvis må informasjonen formidles til de prosjekterende for å kunne oppnå en god informasjonshåndtering. Dette må gjøres på en god måte for å unngå misforståelser, gjerne gjennom en kombinasjon av flere ulike kommunikasjonskanaler. For å oppnå en optimal informasjonshåndtering må man med andre ord lykkes innenfor alle de fire områdene oppgavens forskningsspørsmål representerer.

The Norwegian population is continuously getting older and the demand for healthcare is growing faster than the supply of healthcare personnel. This means that some effort must be made to facilitate the medical staff to ensure the functionality of the hospital building. Considering that the users at the hospital possess the appropriate expertise, it is essential that they are involved in the design of these buildings. This process takes place through user involvement in collaboration with Sykehusbygg HF, which primarily oversees the construction projects in the healthcare sector.

There has been considerable research on user involvement in the early stages, where information management is often highlighted as important. However, there is limited research on user involvement in the implementation phase, which sparked the interest of the authors. The purpose of this study is therefore to address the research question: "User involvement in hospital projects: how to optimize information management in construction?". Considering this, the following questions have been addressed:

1. How is user involvement organized to ensure optimal involvement? 2. How are decision-making processes regarding the users needs and preferences managed? 3. How do users communicate information about their needs and preferences to the project designers during the involvement process? 4. How do the project designers follow up on the information gathered from user involvement in the project design phase?

To address this issue, qualitative research methods have been utilized, including a literature review, observations, and interviews. Observations and interviews were conducted in relation to two case studies: "Nytt sikkerhetsbygg Østmarka" and "Sjukehuset Nordmøre og Romsdal".

The research results demonstrate that the optimization of information management in hospital projects are composed of several factors. Firstly, it involves organizing the users by involving the right resources, allocating sufficient time, and preparing them adequately. Subsequently, it is crucial to facilitate decision-making based on the right foundation. This necessitates clarifying decision areas and levels, as well as providing comprehensive decision support. Furthermore, it is important that users are capable of conveying accurate information at the appropriate time. The external framework surrounding the communication process should contribute to this, such as suitable forums, meeting agendas, concise and clear communication channels, and effective tools. Additionally, shared understanding and trust are also important contributors to this framework. Finally, the information must be communicated to the projecting parties in order to achieve effective information management. This should be accomplished in a manner that minimizes misunderstandings, preferably through a combination of various communication channels. In order to achieve optimal information management, success must be attained in all four areas represented by the research questions posed in this study.