Valg av kontorlokaler – En studie om hvordan pandemi og det grønne skiftet har påvirket leietakere ved valg av kontorlokaler

Abstract

Formålet med denne studien har vært å undersøke hvilken påvirkning Covid-19 pandemien og det grønne skiftet har på leietakere sine valg av kontorlokaler. Erfaringene fra pandemien har vist at hjemmekontoret og en mer hybrid arbeidshverdag mellom kontoret og andre private lokasjoner har latt seg gjennomføre med gode resultater. Hvor og hvordan vi jobber har utviklet seg opp gjennom historien, og hele tiden vært i gradvis endring. En stor global hendelse som utbruddet av covid-19, fikk imidlertid disse endringene som normalt skjer over flere tiår til å akselerere voldsomt. Ved hjelp av teknologi har det skjedd en sammensmeltning av arbeidsplassen på kontoret og hjemme. I tillegg til å være et nødvendig smitteverntiltak under pandemien, har dette gitt ansatte mulighet til å nyte godt av en helt annen fleksibilitet i sin egen arbeidshverdag enn tidligere. I studien ønsker vi å se hvordan leietakere tenker å forholde seg til denne endringen når de planlegger sine fremtidige kontorløsninger. Ønsker de å pålegge alle ansatte å møte opp på kontoret når pandemien er tilbakelagt - og er det praktisk mulig når vi har blitt vant til fordelene en mer fleksibel arbeidshverdag gir oss? Hva må i så fall til for å lokke ansatte tilbake til kontoret? I tillegg til de nevnte omfattende endringene som følge av pandemi må vi alle forholde oss til en klimakrise, som bare blir mer alarmerende for hver ny rapport FN sitt klimapanel publiserer. Vi har utarbeidet følgende problemstilling:

«Hvordan har pandemien og det grønne skiftet påvirket leietakere ved valg av kontorlokaler?»

Det er utledet to forskningsspørsmål med hensikt om å kunne besvare problemstillingen: 1. Hvordan har pandemien påvirket leietakere ved valg av kontorlokaler? 2. Hvordan påvirker bærekraft og miljø ved valg av kontorlokaler?

Det er funnet mest hensiktsmessig å benytte en kvalitativ tilnærming for å besvare problemstilling og forskningsspørsmål på en tilfredsstillende måte. Det er gjennomført en litteraturstudie og dybdeintervjuer av 10 informanter som er kontorleietakere lokalisert i Oslo og i Innlandet.

Studien viser at hjemmekontoret har kommet for å bli og at det er etablert en uskreven forventning om at bedrifter skal tilby dette. Informantene har en forventning om at arbeidet vil foregå på forskjellige steder i tillegg til kontoret, men for å skape en god dynamikk må det være fleksibilitet slik at ansatte selv kan avgjøre hvor de vil jobbe fra ut fra oppgavene som skal utføres. Studien viser at leietakerne ønsker tilrettelegging for plasskrevende støttefunksjoner på kontoret som er tilpasset den nye hverdagen. Det å velge dyrere kontorlokaler som hensyntar miljø og bærekraft handler om mer enn bare betalingsvilje, men også tilgjengelighet av slike bygg. Studien avdekker en høyere betalingsvilje for miljøvennlige bygg, som begrunnes med organisasjonens målsetning og strategi, reduserte energikostnader, samt ønske om profilering av egne miljømål. Dette vil bli viktigere med tanke på hvordan bedriften ønsker å fremstå ovenfor ansatte, samarbeidspartnere, kunder og i rekrutteringsprosesser. Dersom informantene i studien skulle valgt nye lokaler er samtlige enige om at kontorlokalene må støtte opp under bærekraft og miljø, halvparten av deltakerne i studien leier allerede lokaler i dag med en form for miljøsertifisering.

Redusert dekningsgrad og optimalisering av areal bidrar til høyere utnyttelse av kontorlokalene og noe arealbesparelse. Den hybride kontorhverdagen vil bidra positivt med tanke på redusert bruk og behov for transport. Pandemi og bærekraft kan i hvert sitt perspektiv styrket hverandre i form av sammenfallende effekter.

The purpose of this study is to establish what impact the Covid-19 Pandemic and the ‘Green Shift’ have had on the demand for office space. Our recent experience of the pandemic has shown that the home-office and a more hybrid working model can be very successful. Where and how we work has evolved throughout history and is constantly changing. A large global event, like the pandemic, has the potential to greatly accelerate these changes that would normally take place over decades. With the help of technology, our working lives at the office and our home lives, have merged. In addition to being a necessary precaution during the pandemic, it has given employees the chance to enjoy greater flexibility during the working week than ever before. Our study will explore how companies aim to act on these changes when they are planning their future office solutions. Do they wish to see all employees return to the office after the pandemic? – and, as we are used to the advantages of a more flexible working day, would it be realistic to do so? What would it take to entice employees back to the office? In addition to the above-mentioned extensive changes brought about by the pandemic we also need to respond to the climate crisis, which is becoming more alarming with every new report from the UN Intergovernmental Panel on Climate Change. We have established the following thesis statement:

“How has the Pandemic and the “Green Shift” affected the demand for office space?”

We have decided on two research questions, in order to best answer the thesis statement: 1. How has the pandemic affected the demand for office space? 2. How is the current climate crisis and the need for sustainable development affecting the demand for new office space?

In order to answer the thesis statement in a satisfactory manner, a qualitative approach to the research questions were found to be advantageous. We have completed in-depth interviews from 10 representatives of tenants of office space in Oslo and Innlandet and studied available resources. Our study has shown that the home-office is here to stay and that there is an unwritten expectation for companies to offer a hybrid-working model to their employees. All those interviewed were expecting a hybrid working model, but to create a successful dynamic, employees have to have a degree of flexibility to decide where a given task is to be completed. Our study shows that there is a demand for the adoption of space-requiring support-functions at the office, adapted to our new normal. Choosing more environmentally friendly and sustainable office environments requires not only the company’s willingness to pay, but for them to be available. Our study shows that there is a willingness to pay for more environmentally friendly office space in line with the company’s aim and strategy, in order to profile a more environmentally friendly image. The need for this will only grow as companies wish to profile an increasingly environmentally friendly image to their business partners, clients and existing employees as well as in their recruitment strategy. If the people we interviewed were to choose a new office location they all agreed that these spaces needed to be environmentally friendly and sustainable. Half of the participants are already renting office spaces with some form of environmental certification.

Reduced coverage and optimisation of acreage contribute to higher utilisation of office space and some area saving. Hybrid work will make a positive contribution in terms of reduced use of offices space and the need for transport. Pandemic and sustainability can, in their own perspective, strengthen each other.