Endringsledelse i digitaliseringsprosjekter: en casestudie av Trondheim eiendom

Abstract

Den fjerde industrielle revolusjon setter krav til teknologisk omstilling som organisasjoner må forholde seg til dersom de skal holde seg relevante og konkurransedyktige. Endringsprosjekter, som følge av de teknologiske omstillingene, skaper en ustabil og usikker situasjon i bedrifter. Organisasjoner forventer å hente store gevinster ved å innføre ny teknologi, men det viser seg å være utfordrende å levere målsatte resultater. I stedet blir endringskostnadene større enn gevinstene, og prosjektene leverer enten mindre eller ingen nytte. For å snu denne trenden har endringsledelse blitt pekt på som et viktig bidrag til hvordan organisasjoner kan lykkes med gjennomføringen av endringsprosesser.

Formålet med denne bacheloroppgaven er å undersøke hvordan ledere bør handle for å lykkes med fremtidige digitaliseringsprosjekter. Casestudien er gjennomført i samarbeid med Trondheim eiendom, som i de kommende årene står overfor krevende omstillings- og endringsarbeid. På bakgrunn av dette syntes vi det var interessant å forske på hvilke faktorer som vil være avgjørende for å lykkes med endringsledelse ved innføring av ny teknologi i enheten. Forskningen vår har basert seg på en kvalitativ studie hvor vi har gjennomført semistrukturerte intervjuer av ansatte i Trondheim eiendom. Empirien fra studie er knyttet opp mot et teorigrunnlag som baserer seg på relevante teorier knyttet til endringsledelse. Dette ga oss utgangspunkt for å diskutere problemstillingen «Hvilke faktorer er avgjørende for å lykkes med endringsledelse ved innføring av ny teknologi i Trondheim eiendom?». Strukturen i forskningen vår baserer seg på fire ulike hovedtemaer knyttet til teorigrunnlaget. Disse er ledelse og styring, endringsledelse, motstand og teknologiakseptanse.

Bacheloroppgaven avdekker hvordan ansatte i Trondheim eiendom forholder seg til endringsprosesser, og deres holdninger og erfaringer knyttet til teknologi. Som følge av forskningen, har vi trukket frem tiltak og faktorer som er avgjørende for enheten ved innføring av ny teknologi. Dette kom vi frem til basert på følgende resultater. Vi trakk slutning om at teknologiakseptansen til medarbeiderne er lavere enn hos lederne. Dette baserte vi på ulikheter i digital interesse, grad av frivillighet, erfaring med IT-løsninger osv. Forskningen vår pekte på at graden av teknologiakseptanse kan være en faktor for ansattes forhold til motstand. Lederne og mellomlederne uttrykte at de ikke hadde opplevd motstand i enheten, derimot uttrykte medarbeiderne et annet bilde av situasjonen. Videre blir det presentert potensielle årsaker til motstand og tilhørende anbefalte strategier for håndtering. I den sammenheng trekkes det også frem hvordan det eksisterer et økt behov for kommunikasjon mellom avdelinger og stillingsnivåer. Slik vil kommunikasjon være en avgjørende faktor fremover for å lykkes med endringsledelse i digitaliseringsprosjekter. Videre resulterer forskningen vår at Trondheim eiendom må ha økt fokus på ledelse versus styring under endringsprosesser. Dermed blir det presentert ulike rammeverk for hvordan lederne bør gjennomføre endringsprosessene. Her blir Kotters åtte-trinnsmodell trukket frem som en sentral faktor for å lykkes ved fremtidig innføring av ny teknologi.

The fourth industrial revolution imposes technological demands on organizations that must be met if they want to remain relevant and competitive. Change projects, which follow technological changes, create an unstable and uncertain situation in companies. Organizations anticipate significant gains from implementing new technology but achieving critical outcomes has been proven difficult. Instead, the costs of change outweigh the benefits, and the projects deliver less or no benefit. Therefore, change management has been identified as a significant contributor to how firms can succeed in implementing change processes.

The purpose of this bachelor's thesis is to research how managers should act in future digitization projects in order to succeed. The case study was carried out in collaboration with Trondheim Eiendom, which will face significant restructuring and change work in the future years. As a result, we decided it would be interesting to look into the factors that will determine the success of change management when adopting new technologies. Our analysis was based on a qualitative study in which we conducted semi-structured interviews with Trondheim eiendom personnel. The study's empirical data is linked to a theoretical foundation that is based on important change management theories. This gave us a reference point for discussing the issue "What factors are crucial for the success of change management when introducing new technology in Trondheim eiendom?". Our study is structured around four primary themes related to the theoretical basis. These four categories are leadership and management, change management, resistance, and technology acceptance.

The bachelor thesis reveals how employees in Trondheim eiendom relate to change processes, and their viewpoint and experiences related to technology. As a result of the research, we have highlighted metrics and factors that are crucial in the introduction of new technology. The following results led us to this conclusion. We concluded that the technology acceptance of the employees is lower compared to the managers. This was based on differences in digital interest, voluntariness, IT solution experience, and so on. According to our findings, employees' resistance to change is influenced by their level of technology acceptance. Therefore, potential reasons for resistance and recommended strategies for handling resistance are presented. In this context, it is also emphasized how there is an increased need for communication between departments and employment levels. As a conclusion, communication will be a critical aspect of the success of change management in digitization projects for Trondheim eiendom. Furthermore, our research results in a greater focus on leadership versus management during change projects. As an outcome, various frameworks for how managers should implement change processes are given. Kotter's eight-step strategy is highlighted as a key factor for future success with new technology introduction.