Hvordan oppnå suksess i megaprosjekter

Abstract

Statsbygg står foran planlegging og gjennomføring av flere, store prosjekter i milliardklassen. På grunn av den økonomiske størrelsen og kompleksiteten disse prosjektene innehar tilhører de forskningsområdet megaprosjekter. Grunnen til at dette er et eget forskningsområde er ifølge litteraturen at når prosjektene kommer over en viss grense i økonomisk størrelse så faller suksessraten markant, og verktøyene man har fra konvensjonell prosjektledelse fungerer ikke lenger like godt som de gjorde for mindre prosjekter. Formålet med denne oppgaven er å undersøke problemstillingen «Hvordan kan Statsbygg sikre at man lykkes med megaprosjekter?». For å undersøke problemstillingen er følgende fire forskningsspørsmål blitt formulert:

1. Hvilke suksessfaktorer og utfordringer fremheves i litteraturen som sentrale for megaprosjekter? 2. Hva er Statsbyggs erfaring med disse faktorene i sine prosjekter? 3. Hvordan jobber andre, sammenlignbare aktører med de samme faktorene? 4. Hvilke forslag for å forbedre arbeidet med megaprosjekter kan trekkes ut fra dette?

Studien er utforskende, og har blitt gjennomført med en interpretivistisk forskningsfilosofi og en abduktiv tilnærming. For å besvare forskningsspørsmålene har en litteraturstudie blitt gjennomført etterfulgt av kvalitative intervjuer. Gjennom litteraturen har ti suksessfaktorer blitt identifisert. Disse ble undersøkt videre gjennom kvalitative, semi-strukturerte intervjuer for å undersøke hvordan de tilnærmes i norske megaprosjekter. For å øke relabilitet og generaliserbarhet har det blitt gjennomført intervju av både prosjektledere hos Statsbygg og andre aktører. Totalt har 11 intervjuer blitt gjennomført. Resultatet fra oppgaven er et sett med 15 forslag og en konklusjon om at de ti undersøkte faktorene er spesielt viktige å ha fokus på i styringen av megaprosjekter. De ti faktorene som har blitt undersøkt i oppgaven er:

• Klart mål og omfang • Støtte fra toppledelsen • Kompetent prosjektteam • Prosjektkultur • Organisasjonsstruktur • Håndtering av usikkerhet • Uforutsette hendelser • Kompleksitet er vurdert • Fleksibilitet er ivaretatt • God kontraktstrategi

Gjennom en triangulering mellom teori, erfaringer hos Statsbygg og erfaringer gjort av andre aktører har det altså blitt identifisert 15 forslag som Statsbygg kan implementere i prosjektstyringen for å sikre oppnåelse av prosjektsuksess. Disse forslagene er:

• Vurder om man kan knytte målene for megaprosjektene tydeligere opp mot kontraktstrategi og/eller metodikker. • Tydeliggjør og standardiser struktur- og rolleavklaringer mellom prosjekteier og byggherre for megaprosjekter i samarbeid med departementene. • Vurder om man finne og utnytte flere verktøy for å sikre godt sammensatte prosjektteam. • Implementer KPIer for å måle teamprestasjon og ledelsesferdigheter i megaprosjektene. • Systematiser tilnærmingen til kulturbygging i Statsbygg sine megaprosjekter. • Implementer KPIer for å måle oppnåelse av god prosjektkultur i megaprosjektene. • Søk etter metoder eller verktøy som kan bidra til at avklaringer går raskt i uformell kommunikasjon, men også bidrar til en bevissthet om at beslutninger må løftes til formell kommunikasjon. • Tydeliggjør en felles forståelse av begrepsapparat rundt usikkerhetsterminologi innad i Statsbygg og opp mot prosjekteiere og -mottakere. • Implementer tydelige strategier for å håndtere og planlegge for uforutsigbar usikkerhet i usikkerhetsstyringen. • Legg til et fokus på hvordan man skal håndtere uforutsette hendelser dersom de oppstår i styringsmodellen for megaprosjekter. • Det trengs mer forskning på hvordan man bør identifisere og vurdere kompleksitet i tidligfasen for slike store prosjekter. • Promoter mer forskning på fleksibilitet i megaprosjekter for å lete etter en optimal strategi for hvordan dette bør utnyttes. • Legg til et spesifikt diskusjonspunkt i mal for kontraktstrategi om hvordan kontraktsform vil påvirke oppførsel. • Vurder om evnen til å omstille seg til og håndtere uforutsette hendelser er ivaretatt gjennom kontraktstrategien. • Se nærmere på hvordan man kan sikre felles kontraktstrategi og forståelse også ned mot underleverandører i kontraktene.

Arbeidet med oppgaven har identifisert at det trengs mer forskning på fleksibilitet i megaprosjekter og på identifisering av kompleksitet i prosjektet i tidligfase. Statsbygg er som en stor aktør med flere megaprosjekter i en posisjon hvor de kan være med å promotere mer forskning på dette.

Statsbygg, a Norwegian construction client, is facing larger and larger projects with budgets exceeding several billion NOK. Due to the economic size and inherent complexity of these projects, they are classed as megaprojects. This has previously been identified as a separate research area within project management. The reason for this is that when projects reach a certain threshold in size the success rate of these projects starts declining rapidly, and the tools from conventional project management are not sufficient to ensure success any longer. The purpose of this master thesis is to explore the topic “How Statsbygg can adapt the management of their megaprojects to further ensure project success?”. The thesis addresses the following research questions: 1. Which success factors and challenges are highlighted in previous research as especially important for megaprojects? 2. What are the experiences with these factors from Statsbygg’s current and previous projects? 3. How do other comparable companies approach these factors in their management of megaprojects? 4. Which recommendations for managing megaprojects can be deduced from this? The project has been performed as an exploratory study with an interpretivist research philosophy and an abductive approach. To answer the research questions a literature study has been performed followed by qualitative, semi-structured interviews. To increase the reliability and generalisability of findings interviews have been conducted both with key personnel from Statsbygg and from other companies working with Norwegian megaprojects. The result from the research is a set of 15 recommendations and a concluding argument that the ten examined factors are especially important for the management of megaprojects. The ten factors that have been examined in this study are:

• Clearly defined goals and scope • Support from top management • Competent project teams • Project culture • Organisational structure • Managing uncertainty • Responding to unexpected events • Evaluating complexity • Incorporating flexibility • Beneficial contract strategy

Through a triangulation between previous research, interviews with Statsbygg and interviews with other companies a set of 15 recommendations that can be implemented in the management of Statsbygg’s megaprojects have been identified:

• Consider if projects goals can be more clearly linked to the contract strategy or methodology to help achieve clarity in goals across the project organisation. • Clarify roles and responsibility with project owners, which for Statsbygg most often are the ministries. This structure can also be considered standardised for the execution of megaprojects. • Evaluate if more tools for ensuring beneficial team compositions can be utilized. • Implement KPIs for measuring team alignment and leadership capacity in the project teams. • Implement a systematic approach to building project culture. • Implement KPIs for measuring achievement of a beneficial project culture. • Search for methods or tools that contribute to clarifications being done in informal communication, without interfering with decisions going through formal communication channels. • Enforce a common conceptual framework on uncertainty within Statsbygg, with project owners and with project recipients. • Implement strategies for dealing with and planning for unpredictability. • Add a focus in project planning on ensuring that the project organisation is able to adapt to unexpected events. • More research is needed on how to assess project complexity in the early phase of megaprojects. • Promote more research on how flexibility can be utilised optimally in megaprojects. • Add a specific discussion point on how contracts will influence behaviour when formulating the contract strategy. • Consider if the ability to adapt to unexpected events is maintained through the contract strategy. • Evaluate how a common contract strategy and understanding can be achieved against subcontractors as well as the turnkey contractors.

The research project has identified that more research is needed on flexibility in megaprojects and on how to identify complexity in the early phase of projects. Statsbygg, being a major actor in the Norwegian construction industry, is in a position where they can promote this research.