Suksess i faseovergangen fra forprosjekt til detaljprosjektering i totalentrepriser

Abstract

Sammendrag

De siste årene har BAE-prosjekter vært preget av økende konfliktnivå, noe som skyldes stadig økende kompleksitet i prosjekteer og uenigheter rundt kontrakter. Konfliktene er kostnad- og ressurskrevende for både byggeherren og entreprenøren. Videre fører dette til mye usikkerhet og risiko i prosjektene, og er årsaken til at produkter ikke leveres til rett tid, pris og kvalitet. Kilder til usikkerhet finnes i grensesnittet mellom faser og aktører, og det er her de fleste utfordringene oppstår. Det oppfordres derfor å løse utfordringene i prosjekters tidligfaser, altså i prosjekteringsprosessen.

Med bakgrunn i dette ser man et behov for å forbedre overgangen mellom forprosjektfasen og detaljprosjekteringsfasen. Målet med masteroppgaven var dermed å anbefale tiltak for å optima- lisere denne faseovergangen. Siden forstudien pekte på risikofordeling som spesielt utfordrende, ble det valgt å legge mer vekt på dette. For å oppnå målet med oppgaven ble følgende pro- blemstilling definert: Hva kan bidra til at faseovergangen fra forprosjekt til detaljprosjektering i totalentrepriser blir en suksess? Problemstillingen ble besvart ved å utføre en kvalitativ studie gjennom litteraturstudie og semi-strukturerte intervju. Det ble gjennomført ni intervju av ulike prosjektroller fra Backegruppen, ettersom oppgaven ble skrevet i samarbeid med bedriften.

Denne studien avdekket flere sentrale utfordringer i faseovergangen fra forprosjekt til detalj- prosjektering. I tillegg til generelle utfordringer som manglende oppgaveforståelse og dårlig informasjonsflyt, var urimelig risikoovergang og uenighet rundt risiko for grunnforhold blant kjerneutfordringene. For å løse utfordringene og dermed forbedre faseovergangen, ble det kon- kludert med at man må lykkes med suksessfaktorene for overgangen. Selv om suksessfaktorene må tilpasses prosjektet, var det fire faktorer som utpekte seg som avgjørende i de fleste prosjekter: godt grunnlag fra byggherren, god oppgaveforståelse, kommunikasjon og beslutningstaking.

Det ble oppfordret til å avholde jevnlige møter mellom byggherre og entreprenør i faseover- gangen, i tillegg til et oppstartsmøte etter kontraktsignering. Dette markerte seg som det vik- tigste tiltaket for å tilfredsstille suksessfaktorene, og dermed imøtekomme både de generelle utfordringene og risikoutfordringene i overgangen. Møtene sørger for felles forståelse av pro- sjekteringsunderlaget og risikobildet, og demper konfliktnivået ved å redusere risiko gjennom bedre informasjonsflyt. Andre viktige tiltak som ble anbefalt var tiltransport av prosjekterende, at beslutningstaking skjer i forprosjektfasen, og å følge standardkontrakten i størst mulig grad.

Abstract

In recent years, projects in the AEC industry have been heavily influenced by increasing levels of conflict, due to the growing complexity of projects and disagreements regarding contracts. These conflicts are resource and cost intensive for both the client and contractor. Moreover, it leads to construction projects having high degrees of uncertainty and risk, which in turn delays project deliveries and negatively affects the cost and quality level of the projects. Uncertainty and risk largely occur during the transition between different project phases, and it is in these interfaces that the majority of project challenges arise. It is therefore recommended to identify and overcome these problems in the early building design phases of the project.

Based on the above, one can see there is a need to improve the interface between the preliminary design phase and detailed design phase. This master’s thesis aims to recommend measures to op- timize this interface. Since the pilot study highlighted risk distribution in construction contracts as a particularly challenging factor, it was decided to make risk distribution a main focus of this thesis. The following research problem was defined: What may contribute to a successful inter- face between the preliminary design phase and detailed design phase in Design-Build contracts? The research problem was investigated through conducting a qualitative study consisting of a literature review and semi-structured interviews. Nine interviews with key actors from the con- tractor, Backe AS, were carried out, as the thesis was written in collaboration with this contractor.

This study uncovered several main challenges in the interface between the preliminary design phase and detailed design phase. In addition to general problems such as lack of understanding of tasks and inadequate flow of information, unreasonable risk allocation and disagreements on site conditions risk were among the core challenges in the interface. In order to solve the problems and thereby improve the interface, it was concluded that one must satisfy the success factors corresponding to the interface. Although the success factors must be adapted to the specific project, there are four factors that was highlighted as crucial in most projects: a proper basis of the work from the client, a clear and thorough understanding of the task, and lastly, good decision making and communication between involved partners.

Regular meetings between the client and the contractor during the interface was recommended, in addition to an initial introductory meeting after the signing of the contract. This stood out as the most important measure to fulfill the success factors, and thereby overcome both the general problems and the risk related challenges in the interface. The meetings ensure a common understanding of the basis of the design work and of the design risk. They also work to reduce the level of conflict by minimizing project risk through improved information flow. Other important measures that were recommended to overcome challenges in the interface included the transfer of a project designer, that decisions are made in the preliminiary design phase, and lastly, to follow the standard contract to the greatest extent possible.