Korleis drive ei effektiv og verdibevarande eigedomsdrift i større norske kommunar? Eit casestudie frå tre kommunar.

Abstract

Masteroppgåva sin tittel er fylgjande: Korleis drive ei effektiv og verdibevarande eigedomsdrift i større norske kommunar? Eit casestudie frå tre kommunar. Sjølv arbeider eg i eigedomsavdelinga i Sola kommune der eg har hatt hovudansvar for drift, utvikling og forvalting av idrettsbygg og idrettsanlegg. Det siste året har eg i tillegg hatt ansvar for park og utedrift. Våren 2020 var eg konstituert eigedomssjef i kommunen. Studiet ved NTNU VIDERE har vore svært interessant og nyttig. Gjennom dei ulike emna har eg lært ulike sider ved eigedomsforvaltninga. Då eg skulle skrive masteroppgåva ville eg ta utgangspunkt i teori lært på studiet opp mot praksis i eigen kommune, men for å få eit breiare perspektiv ville eg og sjå på eigedomsdrifta i andre kommunar. I tillegg til Sola kommune handlar denne oppgåva om eigedomsdrifta i Stjørdal kommune og Askøy kommune. To kommunar som like Sola kommune i folketal, dei er også vekstkommunar og ligg nær ein norsk storby. I 2014 vart mange av Sola kommune sine tenester gjennomgått av eit eksternt konsulentselskap (BDO) med tanke på mogleg konkurranseutsetjing av kommunale tenester. Konklusjonen i rapporten var at Sola kommune sine eigedomstenester ikkje var klar for konkurranse slik som dei var organiserte. Når eg las BDO rapporten i lys av teori lært på studiet var det ein tydleg «missing link» mellom kommunen sin praksis og teori om god eigedomsforvaltning. Sjølve problemstillinga er på mange måtar det som studiet prøver å finne svar på. Derfor er forskningsspørsmåla knytt opp mot teori. I kapittel 1.2.3 er det ein oversikt over det teoretisk rammeverket som forklarar korleis oppgåva er gjennomført når det gjeld vurdering av eigedomsdrifta. Her viser eg i ulike tekstboksar det som oppgåva handlar om. Det eine er organisasjon der eg særleg ser på kommunane sine strategiske planar, roller og samhandling med brukarane. Det andre er økonomi og drift der eg ser på KOSTRA tal, arbeidsprosessar og bruk av IKT. I tillegg har eg sett på areal brukt på skulebygg. Det er likevel verd å merke seg at oppgåva også tar føre seg den konteksten som eigedomsdrifta må forhalde seg til. Det viktigaste her er kommuneøkonomi og demografi. Ut frå dette har eg stilt 6 forskningsspørsmål: 1. Har eigedomsdrifta i kommunen strategiske politiske vedtekne dokumenter knytt til eigedomsforvaltning? 2. Er det systematikk i arbeidet med tilstandsvurdering og vedlikehald av kommunale bygg? 3. Er det synlege definerte eigedomsroller mellom strategisk, taktisk og operativt nivå? 4. Er det systematikk i samhandlinga med brukarane av bygg? 5. Korleis er den kommunale eigedomsdrifta sine rammevilkår i høve til kommunens totale økonomi? 6. Driv kommunen ei effektiv drift samanlikna med kvarandre og kommunane i kommunegruppe 13? Metoden i oppgåva er litteraturstudie, søk i kommunale planar og dokumenter, intervju med nøkkelpersonell og ei spørjeundersøking blant brukarar av kommunale bygg. Gjennom arbeidet har eg vore medviten på det faktum at eg sjølv arbeider i ein av kommunane og at eg dermed har ekstra fordeler og ulemper eg må ta omsyn til. Tilgangen til informasjon i Sola kommune er god, men kan eg halde nok kritisk avstand? Vidare er det slik at eg ikkje går ut i feltet som uerfaren. Kunnskap om kommuneorganisasjonen, kunnskap om kommunal eigedomsdrift og teori lært på studiet er noko eg har i «ryggsekken». Blir denne kunnskapen brukt på ein god måte, slik at eg kan gjere nøytrale vurderingar, eller har eg eigne oppfatningar av korleis ting bør vere slik at eg ikkje er open for andre perspektiv? Dette er gjort nærare greie for i metodekapittelet. Askøy, Stjørdal og Sola kommune er like på den måten at kommunane har mellom 24 000 og 29 500 innbyggarar, dei har alle folkevekst og dei ligg nær ein av dei store byane i Norge. Demografien er heller ikkje heilt ulik, særleg Askøy og Sola har noko av den same grafen på SSB sin oversikt over aldersamansetninga. I begge desse kommunane er det ein ung befolkning. Det er det også i Stjørdal, men her er fleire eldre innbyggarar enn i Sola og Askøy. Ulikskapen finn me i kommuneøkonomien, ressursar brukt på vedlikehald, arealbruk på skulebygg, og antal tilsette ute i drifta. Oppgåva prøver å gje svar på dei 6 spørsmåla i kvar kommune. Funna er noko forskjellige i dei ulike kommunane medan noko er felles. Felles er til dømes at det ikkje finnast noko eigedomsstrategi i kommunane. Systematisk vedlikehaldsplanlegging finnes hos alle, men vert gjennomført ulikt. Dei ulike rollene i eigedomsforvaltninga er synlege, men ofte ikkje avgrensa. Brukarundersøkinga viser at Stjørdal kommune sin eigedomsavdeling har meir nøgde brukarar enn Askøy kommune si eigedomsavdeling. Askøy kommune har ein betydeleg svakare kommuneøkonomi enn Sola og Stjørdal. Samstundes framstår Askøy kommune sin eigedomsavdeling som svært effektiv. I siste kapittel gjev kandidaten råd til kommunane i høve til forbetringar som kan gjerast for at kommunane kan sikre verdibevaring og effektiv drift. Alle får råd om å utarbeide ein eigedomsstrategi for å vise oversikt over eigedomsmassen, definere ein strategi for vedlikehald, samt at ein og kan gjere andre strategisk val. Til dømes om kommunen skal eige eller leige. Stjørdal og Sola får råd om å bruke meir midlar på tilstandsbasert vedlikehald. Askøy kommune bør og bruke meir midlar på vedlikehald, men her er kommuneøkonomien slik at rådet går ut på at ein må sikre nok inntekter i kommunen sitt budsjett for å kunne gjennomføre naudsynt vedlikehald. Basert på funna som er gjort greie for i oppgåva, får Sola kommune totalt seks råd, Stjørdal kommune får fire råd, medan Askøy kommune får tre råd. Til slutt i oppgåva peikar eg på funn som kommunen kan lære bort til andre. Til dømes kan Stjørdal lære bort noko om involvering av politisk nivå, Askøy kan lære bort noko om å nytte driftsteknikarar på ein optimal måte, og Sola kommune kan lære bort noko om bruk av FDV systemet.

The title of this master thesis is as follows: How can lager Norwegian municipality run an efficient and value-preserving real estate operation? I work in the real estate department in Sola municipality. Here I have the main responsibility for operations, development and management of sports buildings and sport facilities. This last year I have also had responsibilities for parks and outdoor operations. The spring of 2020 I was acting property manager in Sola municipality. The study I have been taking at NTNU have been very interesting and useful for me. I have through the different subjects learned about various aspects of property management. The goal with this master thesis was to use different theory which I had learned in this course and see how the practice is in the municipality I work. To get a broader perspective on the matter I also looked at other municipalities, respectively Stjørdal Kommune and Askøy Kommune. These two municipalities are similar to Sola in population as well as they are municipalities that are growing and a located near a lager city. In 2014, many of Sola municipality's services were reviewed by an external consulting company (BDO) with a view to possible competition for municipal services. The conclusion of the report states that Sola`s property services was not ready for competition in the way they they were organized. When I read the report from BDO with the theory learned from my studies in mind, it became clear to me that there was a missing link between the practice of the municipality and theory regarding good real estate management. The issue themselves are in many ways what the study is trying to find answers to. Therefore, the research question is linked to theory. In chapter 1.2.3 there is an overview on the theoretical framework which explains how this paper is conducted regarding the assessment of the real estate operations. In this section, I am showing what this paper is all about through different boxes. One of them looks at the strategic plans for the municipalities and the different roles and interactions with the users. The other box shows economy and operations where I take a look at KOSTRA numbers, work processes and the use of IKT. In addition, I have also looked at land used on school buildings. From this I have asked six research questions.

1. Does the property management in the municipality have strategic political statutes related to property management? 2. Are there any systematics in the work on condition assessment and maintenance of municipal buildings? 3. Are there visibly defined ownership roles between the strategic, tactical and operational levels? 4. Are there any systematics in interaction with users of buildings? 5. How is the municipal property management's framework conditions in line with the municipality's overall economy? 6. Does the municipality run an efficient operation compared to each other and the municipalities in municipality group 13? The method in this paper is literature studies, search in municipal plans and documents, interview with key personnel and a survey done among the users of these municipal buildings. I have, through this work, been aware over the fact that I work in one of these municipalities and that I have both advantages and a disadvantages regarding that fact. The access to information in Sola is good, but do I manage to uphold a critical distance? In this area I am not an unexperienced person. Knowledge on municipal organization, municipal property management and theories learned is something I have with me. Will this knowledge be used in a good way, so that I can manage to do neutral assessments? Or do I have my one opinions on how things should be, so that I am not that open to other perspectives? In the chapter on method I have explained my approach on this matter. Askøy, Stjørdal and Sola municipality is similar regarding the number of population, population growth and that they are located nearby a larger city in Norway. The demographic is also similar which graphs from SSB regarding Askøy and Solas age structure illustrate. There is a young population in both of these municipalities. The population in Stjørdal is also young, but there are more older inhabitants than in Sola and Askøy. The differences between the municipalities are the economy, resources used on maintenance, land use on school buildings and the number of employees. Through this paper I try to answer these six questions for each of the municipalities. The findings is somewhat different, but there are also similarities. One of the similarities is that there is no real estate strategic in the municipalities. Systematic maintenance planning occurs in all of them, but are implemented differently. The different roles in real estate management are visible, but often not defined.

The survey shows that the real estate department in Stjørdal municipality has more satisfied users than the real estate department in Askøy municipality. The economy in Askøy municipality is significantly lower than the economy in the two other municipalities. However the real estate department in Askøy municipality seems very efficient. In the last chapter I try to advice the municipalities regarding improvements that could secure the value preservation and efficient operations. All of the municipalities are advised to devise a real estate strategic to illustrate overview regarding the property portfolio, define a strategic regarding maintenance and that the municipalities can make other strategic choices. For example whether the municipality should own or rent property. Stjørdal and Sola are advised to use more found on state-based maintenance. Askøy municipality should also use more founds on maintenance, but because of the state of the economy I advise the municipality to secure enough income in the total budget to conduct the necessary maintenance. Based on the findings which I have outlined in this paper, I have given Sola municipality six advises, Stjørdal municipality four advises and Askøy municipality three advises. In the end of my paper I point out findings which the municipality can teach others. For example, Stjørdal municipality can teach something about political level involvement, Askøy can teach something about using operating techniques in an optimal way, and Sola can teach something about the usage of the FDV system.