Controllerrollen i offentlig sektor - En casestudie av NTNU - Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet

Abstract

Digitalisering blir en stadig viktigere og større del av vår arbeidshverdag, og nye systemer blir tatt i bruk som følge av dette. En av de viktigste driverne for endring er digitalisering, og disse endringene kan gi nye muligheter for organisasjoner til å gjøre ting mer effektivt og rimelig. Dette gjelder også innenfor økonomistyring og digitalisering antas dermed å bidra til endring i controllerrollen. Litteraturen beskriver en endring i controllerrollen fra tradisjonell regnskapsfører til en mer moderne forretningspartner der digitalisering hevdes å spille en stor rolle.

Gjennom en forstudie til masteroppgaven identifiserte vi et gap mellom empiri og litteratur siden rollen virket å være nærmere en tradisjonell regnskapsfører. Formålet med masteroppgaven er å få innsikt og forståelse for hvordan implementeringen av et spesifikt digitalt system bidrar til endringer i controllerens rolle ved et universitet. Universitetssektoren er preget av autonomi, men økonomistyringen er i stor grad sentralisert. Særegenheten ved universitetssektoren gjør det interessant å undersøke controllerrollen i denne konteksten. På bakgrunn av dette har vi formulert følgende problemstilling:

«Hvordan oppfattes controllerrollen i et universitet og har rollen endret seg som følge av implementeringen av et nytt digitalt styringssystem?»

For å besvare problemstillingen gjennomførte vi en kvalitativ casestudie ved NTNU – Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet. Vi gjennomførte dybdeintervju med tre controllere og fire ledere ved et gitt fakultet.

Våre hovedfunn indikerer at controllerrollen ved fakultetet er blitt mer hybridisert som følge av implementeringen av et nytt digitalt styringssystem. Likevel er det flere faktorer som er med på å forme rollen, for eksempel controllernes arbeidsoppgaver og at lederne har ulike forventninger til controllerne. Det som likevel er mest interessant er hvordan controllerne har individuelle forskjeller på bakgrunn av personlige egenskaper og egne interesser. Litteraturen er noe entydig i begrepsbruken rundt hybridiseringen av controlleren, og dette kan tolkes som at man enten har en hybrid rolle eller ikke. Vi finner at controllerne er i ulike faser av hybridiseringen på grunn av deres individuelle forskjeller, og dermed kan controllernes rolle forklares med heterogen hybridisering.

Digitalization is becoming an increasingly important and larger part of our work life, and new systems are adapted because of this. One of the most important factors for change is digitalization and these changes can provide new opportunities for organizations to make things more efficient and affordable. This also applies to financial management and digitalization is thus assumed to contribute to a change in the controller role. Literature describes a change in the controller role from a traditional accountant to a more modern business partner where digitalization is claimed to play a major role.

We identified a gap between empirical data and literature through a preliminary study for the master thesis, because the role seemed to be closer to a traditional accountant. The purpose of the master thesis is to gain insight and understanding of how the implementation of a specific digital system contributes to changes within the controller role at a university. The university sector is characterized by autonomy, but financial management is largely centralized. The uniqueness of the university sector makes it interesting to examine the controller role in this context. Based on this, we have formulated the following research question:

“How is the controller role perceived in a university and has the role changed as a result of the implementation of a new digital management system?”

We have conducted a qualitative case study at NTNU – Norwegian University of Science and Technology to answer our research question. We conducted in-dept interviews with three controllers and four managers at a given faculty.

Our main findings indicate that the controller role at the faculty has become more hybridized as a result of the implementation of a new digital management system. Nevertheless, there are several factors that contributes to shape the role, such as the controllers’ tasks and that the managers have different expectations regarding the controllers. However, what is most interesting is how the controllers have individual differences based on personal characteristics and interests. The literature is somewhat unambiguous in the use of hybridization regarding the controller role, and this can be interpreted as the role being either hybrid or not. We find that the controllers are in different phases of hybridization because of their individual differences, and thus the controller role can be explained by a heterogeneous hybridization.