Fleksibilitet i prosjekter

Abstract

Mange prosjekter gjennomføres med stor omgivelsesusikkerhet som kan påvirke prosjektet. Man må også ta hensyn til endrede forutsetninger, uklare kundebehov, dynamiske omgivelser, endring i tilgang til materialer, ressurser, verktøy og teknikker, endring i forholdet til andre relaterte prosjekter, tjenester eller produkter, eller endrede mål. I tillegg kan man ha utfordringer med at prosjektet er komplekst eller at det gjort et for dårlig forarbeid. Kan fleksibilitet i prosjekter være et svar på disse utfordringene og bidra til større prosjektsuksess?

Prosjektfleksibilitet kan blant annet defineres som å eie en mulighet eller som det manøvreringsrommet man har under prosjektgjennomføringen, og kan oppnås på flere forskjellige måter. Man kan ha fleksibilitet i prosjektprosessen eller produktet, benytte utforskende læring, kontrollert eksperimentering eller delleveranser. Fleksibilitet kan også oppnås gjennom en passende livsyklusstrategi, planleggingstilnærming eller ved å benytte alternativt kontollfokus. Sekvensielle fasemodeller kan også gjøres mer fleksible ved at man gjør flere iterasjoner av enkelte faser, slår sammen faser eller bruker andre kriterier i beslutningene enn det finansielle.

To case er analysert og i begge casene brukes flere av metodene som kan bidra til økt fleksibilitet, selv om bare et av casene har et uttalt mål om å være fleksibel. Ved å tilføre fleksibilitet til prosjektene kan man lettere håndtere utfordringer med leveranser, man får testet ut ulike konsepter før gjennomføring og får forslag til nye og bedre måter å gjøre ting på. Casene viser også at det er en trygghet med beslutningspunkter, men at det blir brukt forenklede versjoner av den offisielle prosjektmodellen siden den offisielle modellen oppleves som omfattende og byråkratisk. Konkludert kan fleksibilitet gjøre at man får økt prosjekt suksess både med tanke på gjennomføringen og sluttresultatet, men de negative følgene må også ta hensyn til.

Many projects are carried out with great environmental uncertainty that can affect the project. One must also take into account changed assumptions, unclear customer needs, dynamic environments, change in access to materials, resources, tools and techniques, change in relation to other related projects, services or products, or changed goals. In addition, you may have challenges with the complexity of the project or with poor preparation. Can project flexibility be a response to these challenges and contribute to greater project success?

Project flexibility can, among other things, be defined as owning an opportunity or as the maneuvering space you have during the project execution, and can be achieved in several different ways. You can have flexibility in the project process or product, use exploratory learning, controlled experimentation or partial deliveries. Flexibility can also be achieved through an appropriate life cycle strategy, planning approach or by using an alternative control focus. Sequential phase models can also be made more flexible by making multiple iterations of individual phases, merging phases or using other criteria in the decisions than financial ones.

Two cases have been analyzed and in both cases several of the methods which can contribute to increased flexibility are used, although only one case has a stated goal of being flexible. By adding flexibility to the projects, you can more easily handle challenges with deliveries, test different concepts before implementation and get suggestions for new and better ways of doing things. The cases also show that the participants in the projects feel more confident with decision point and that a simplified version of the official project model are used since the official one is perceived as complex and bureaucratic. In conclusion, flexibility can result in increased project success both in terms of implementation and the end result, but the negative consequences must also be taken into account.